O departamento fiscal de uma organização desempenha um papel fundamental na gestão das atividades financeiras de uma empresa. Além de realizar a escrituração das movimentações fiscais e analisar impostos, é responsável por assegurar o cumprimento das obrigações acessórias com assertividade. Em resumo, praticamente todas as atividades financeiras de uma empresa passam pelo setor fiscal, desde a compra de itens, até mesmo empréstimos, vendas e demais transações. Portanto, eliminar erros na área fiscal é imprescindível.
Para evitar possíveis falhas no departamento fiscal, listamos a seguir os 10 maiores erros na área Fiscal cometidos por contadores.
Maiores erros na área fiscal: 10 falhas que todo contador deve evitar
1.Não possuir um Certificado Digital Válido
O Certificado Digital é uma ferramenta segura e valiosa para assinar de forma virtual as notas fiscais, garantindo a veracidade, autenticidade e integridade das notas, com total validade jurídica perante a legislação e o poder público.
É necessário emitir o certificado digital nos padrões ICP-Brasil. Para realizar assinaturas,ele precisa estar ativo e dentro do prazo de validade.
2. Falhas recorrentes na Classificação Tributária
Um dos principais erros na área fiscal tem relação com a classificação inadequada dos itens tributáveis. Isso pode levar a problemas futuros, como pagamentos de impostos em valores incorretos. Para evitar essa situação, é essencial manter-se atualizado sobre a legislação tributária vigente.
3.Não seguir uma Agenda Tributária
É muito importante construir uma agenda tributária sólida e bem organizada. Isso porque, deixar de cumprir alguma obrigação ou esquecer de realizar o pagamento de algum tributo é um dos maiores erros na área fiscal, e pode acarretar em multas e penalidades.
Ter uma agenda tributária ordenada, facilita a organização das datas, valores e procedimentos, centralizando as informações das agendas públicas que podem afetar o negócio, além de disponibilizar a ordem cronológica em que as ações devem ser executadas.
4.Atrasos no cumprimento de Obrigações Acessórias:
As obrigações acessórias são declarações e documentos que devem ser apresentados aos órgãos fiscais, como DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais), SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), entre outros.
O não cumprimento dessas obrigações dentro dos prazos estabelecidos pode resultar em multas e complicações legais. Para evitar atrasos, é necessário estabelecer um cronograma de trabalho e manter um sistema eficiente de controle e monitoramento das obrigações fiscais.
5.Não se preparar para as fiscalizações (fisco)
Uma autuação legal por parte do Fisco pode acontecer a qualquer momento, em qualquer tipo de empresa. Portanto, é um erro do setor fiscal não estar preparado para esse tipo de situação e ser pego despreparado, com procedimentos incorretos e impostos pendentes.
A preparação básica para esse tipo de fiscalização não exige muito, basta atuar dentro da legalidade, com impostos pagos, documentos arquivados e declarações acessórias entregues dentro do prazo.
6.Cometer erros na emissão da NFS-e
A emissão incorreta ou incompleta de notas fiscais pode acarretar multas e penalidades para a empresa. É fundamental garantir que todas as informações necessárias sejam incluídas corretamente, como dados do emitente, destinatário, descrição dos produtos/serviços, valores e impostos aplicáveis
Alguns erros como código inexistente, código do município inválido, RPS já informado são falhas comuns da hora de emitir a Nota Fiscal de Serviços Eletrônicos,
Para evitar penalidades, faça uma dupla conferência antes de emitir a nota e mantenha a atenção dobrada na hora de realizar essa conferência.
7.Não estar atualizado na Legislação Tributária Vigente
A legislação tributária é complexa e está em constante atualização. Desconhecer as normas fiscais pode levar a erros na interpretação das regras e, consequentemente, a problemas fiscais.
Conhecer todas as regras, impostos e declarações que devem ser entregues é fundamental.
Além disso, estar plenamente informado e atualizado sobre suas modificações, é imprescindível para garantir a boa gestão fiscal do negócio, garantindo uma boa relação com o fisco.
8.Falha na organização de documentos
Manter uma documentação adequada é fundamental para comprovar o cumprimento das obrigações fiscais e possibilitar uma gestão eficiente em caso de fiscalizações.
Erros na organização e guarda de documentos podem resultar em perda de informações importantes e dificuldades em eventuais auditorias fiscais. Portanto, é crucial adotar um sistema de arquivamento seguro e organizado, além de estabelecer rotinas de controle e atualização dos registros fiscais.
9.Desatualização sobre Benefícios Fiscais
Muitas vezes, os contadores podem falhar ao se manterem atualizados sobre os benefícios fiscais disponíveis para a empresa. Existem diversos incentivos e regimes especiais que podem reduzir a carga tributária, como incentivos fiscais regionais, regimes de tributação simplificada, entre outros.
Ao negligenciar essas oportunidades, a empresa pode acabar pagando mais impostos do que o necessário. É importante que os contadores estejam atentos às mudanças na legislação e às oportunidades de economia fiscal para aproveitar os benefícios disponíveis.
10. Classificação Fiscal Inadequada
Quando os produtos ou serviços de uma empresa são classificados de forma equivocada nos códigos fiscais correspondentes. Essa classificação é fundamental, pois determina as alíquotas e os impostos aplicáveis a cada item, impactando diretamente nos cálculos tributários.
Esse erro pode acontecer devido a diferentes motivos, como falta de conhecimento adequado da legislação tributária, interpretação equivocada das regras fiscais ou negligência na análise detalhada dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa.
Os impactos da classificação fiscal inadequada podem ser significativos. Se um produto for classificado em uma categoria com alíquota mais baixa do que deveria, a empresa pode pagar menos impostos do que o devido, resultando em possível autuação fiscal e necessidade de recolhimento retroativo, além de multas e juros.
Por outro lado, se um produto for classificado em uma categoria com alíquota mais alta do que deveria, a empresa pode estar pagando impostos em excesso, prejudicando sua lucratividade e competitividade no mercado.
Evitar esses erros na área fiscal requer atualização constante e atenção aos detalhes.
É importante lembrar que nós, contadores, desempenhamos um papel crucial na gestão fiscal das empresas e devemos estar preparados para evitar essas falhas, garantindo a conformidade com as obrigações fiscais e aproveitando ao máximo os benefícios disponíveis.
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