Já ouviu falar nos prejuízos causados por falhas e erros no Controle de Ponto?
Bom, o sistema de registro de ponto é a ferramenta responsável pela gestão da jornada de trabalho dos colaboradores, apontando os horários de entrada, saída, almoço, faltas e atrasos.
Cometer falhas durante a execução desse processo pode levar a cálculos incorretos de salários e até mesmo problemas jurídicos.
Para evitar prejuízos aos colaboradores e problemas judiciais para a empresa, é possível organizar algumas ações capazes de evitar erros no controle de ponto.
Quais são os principais erros no Controle de Ponto?
Você sabia que o Brasil é um dos países que mais geram ações trabalhistas no mundo? Muitos desses processos envolvem erros no Departamento Pessoal. As horas extras, por exemplo, estão no topo da lista, causada por erros no controle de ponto.
Confira os principais erros no Controle de Ponto e atente-se para não cometê-los:
- Registro incorreto do ponto;
- Horário da máquina de ponto desatualizado;
- Perda de dados por falta de conexão com a internet;
- Não registrar faltas;
- Não registrar atestados médicos;
- Registro/cálculo incorreto das horas extras;
- Registros repetidos (ex: bater o ponto duas vezes seguidas);
- Fraudes no controle de ponto (ex: marcação por outro colaborador);
- Perda da ficha ou planilha de controle de ponto (no caso de controle manual);
- Problemas com fórmulas do excel.
6 dicas valiosas para evitar erros no Controle de Ponto
1.Abuse da Tecnologia
A tecnologia integrada ao Departamento Pessoal pode prevenir falhas humanas e otimizar a organização de alguns processos.
No caso do Controle de Ponto é possível ter apoio tecnológico através do sistema de ponto digital, auxiliado por soluções como biometria, reconhecimento facial e localização por GPS.
Esse tipo de tecnologia praticamente elimina o número de erros cometidos e facilita na hora de realizar cálculos, além de possibilitar mais transparência para a empresa e para o colaborador.
2.Realize Backups Periódicos
Com a correria do dia a dia, muitos profissionais de DP acabam não realizando um backup periódico dos dados dos colaboradores.
Realizar esse processo, pode evitar surpresas caso surjam problemas nos computadores da empresa ou caso os pontos manuais registrados em planilhas e ou fichas sejam perdidos ou extraviados.
Opte por backups em nuvem e estabeleça um cronograma pontual a ser seguido.
3. Organize-se com a Gestão do Ponto
Antes de cobrar assertividade no ponto por parte dos colaboradores é preciso manter uma gestão eficiente e organizada.
Confira com frequência o banco de horas e faça uma checagem dupla no ponto de cada colaborador, mesmo em registros digitais, já que falhas também podem ocorrer.
4.Redobre a atenção nos Registros Manuais
Muitas empresas ainda utilizam registros manuais para realizar o controle de ponto de seus colaboradores.
Nesse caso a atenção precisa ser redobrada, já que, falhas humanas podem acontecer.
O ideal é que a planilha ou fichas de ponto sejam revisadas por mais de uma pessoa e que tudo seja fiscalizado e conferido de forma minuciosa para evitar falhas graves.
5.Opte por um sistema Completo e Automatizado
Na hora de contratar um sistema de controle de ponto o mais indicado é optar por ferramentas completas, automatizadas e com soluções facilitadoras.
Se possível opte por sistemas mais atuais com biometria ou reconhecimento facial e que integre opções como o envio de lembretes aos colaboradores, sinalização de marcação duplicada, relatórios gerenciais, validação de dados, gestão de férias, controle de absenteísmo e integração com outros sistemas.
6.Redobre a atenção nas Horas Extras
Como já dissemos anteriormente o erro no registro de horas extras podem causar prejuízos para a empresa, resultando em ações trabalhistas e problemas financeiros.
Por isso, o cuidado aqui precisa ser redobrado. Faça um controle específico das horas extras com uma dupla conferência. Peça aos gestores das áreas para conferir o banco de horas e sinalizar em caso de erros.
Evitar erros no Controle de Ponto é fundamental para garantir a eficiência do Departamento Pessoal, potencializar a transparência da organização com seus colaboradores e contribuir com indicadores como rotatividade, absenteísmo e rotatividade.
Evite erros no Departamento Pessoal – Especialize-se agora!
O profissional de DP é o grande responsável pelas rotinas e processos administrativos envolvidos no quadro de colaboradores.
Seu objetivo é garantir o cumprimento da Legislação Trabalhista e Previdenciária na relação entre a empresa e seus funcionários, evitando assim falhas nos processos.
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