Manter a organização das obrigações acessórias é essencial para qualquer escritório de contabilidade. Afinal, o não cumprimento desses compromissos pode gerar multas e problemas para os clientes.
Neste artigo, vamos apresentar 7 dicas para garantir que você não esqueça nenhuma obrigação acessória dos seus clientes.
1. Crie um calendário fiscal
A primeira dica é organizar um calendário fiscal. Nele, é importante incluir todas as obrigações de cada cliente, pois um calendário atualizado vai te ajudar a visualizar com antecedência o que precisa ser feito, evitando esquecimentos. Use ferramentas digitais como o Google Calendar, por exemplo.
2. Utilize um software de gestão contábil
Atualmente, existem várias ferramentas no mercado que facilitam a gestão das obrigações acessórias. Um bom software de gestão contábil pode centralizar todas as informações dos clientes e gerar alertas automáticos. Dessa forma, é possível acompanhar os prazos de entrega de guias, declarações e outros documentos de forma eficiente.
Além disso, o software ajuda a armazenar os documentos importantes, como DARFs, guias de pagamento, entre outros, evitando a perda de informações.
3. Delegue tarefas dentro da equipe
Em um escritório de contabilidade, é fundamental ter uma equipe organizada. Delegar tarefas específicas para os colaboradores pode ser uma excelente maneira de garantir que todas as obrigações acessórias sejam cumpridas no prazo. Por exemplo, um funcionário pode ficar responsável pelo acompanhamento das obrigações do Simples Nacional, enquanto outro se concentra nas obrigações do Lucro Presumido ou Real.
A comunicação interna também é essencial. Garanta que todos estejam alinhados sobre os prazos e compromissos, promovendo reuniões regulares para revisar o status das tarefas.
4. Atualize-se constantemente sobre a legislação
A legislação tributária no Brasil é conhecida por ser complexa e mudar constantemente. Por isso, é essencial manter-se atualizado sobre as novas leis e normas que impactam as obrigações.
Siga portais de notícias contábeis nas redes sociais, participe de cursos atualizados e, além disso, acompanhe as publicações oficiais da Receita Federal e de outros órgãos reguladores. Dessa forma, você garante que não haverá falhas no cumprimento das obrigações.
5. Tenha um checklist para cada cliente
Outra dica valiosa é criar checklists personalizados para cada cliente. Essa prática simples te ajuda a garantir que todas as obrigações sejam cumpridas. Inclua no checklist itens como:
- Prazo de entrega de declarações;
- Pagamento de guias;
- Envio de informações trabalhistas (eSocial, por exemplo);
- Obrigações estaduais e municipais.
Esse controle detalhado faz com que o escritório não perca prazos e tenha uma visão clara de todas as tarefas pendentes.
6. Realize auditorias internas
Periodicamente, é recomendável fazer auditorias internas para verificar se todas as obrigações acessórias estão sendo cumpridas corretamente. Essa prática ajuda a identificar possíveis falhas ou inconsistências no processo e corrigi-las antes que causem problemas maiores para o escritório e seus clientes.
As auditorias também proporcionam uma oportunidade para revisar o processo de trabalho e identificar pontos de melhoria na gestão das obrigações.
7. Mantenha contato constante com os clientes
Por fim, uma das melhores formas de garantir que você não esqueça das obrigações acessórias é manter um contato frequente com os clientes. Certifique-se de que eles estão cientes das informações que precisam enviar, como notas fiscais, comprovantes de pagamento e documentos trabalhistas.
Uma comunicação transparente facilita o envio de documentos no prazo correto, evitando surpresas de última hora. Além disso, esse contato constante cria um relacionamento de confiança entre o escritório de contabilidade e o cliente.
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