Admissão de empregados – Procedimentos passo a passo
Apresentamos a vocês uma nova série: Procedimentos passo a passo. Aqui, o nosso objetivo é explicar de maneira simplificada e com todas as informações pertinentes às etapas de diversos procedimentos contábeis e rotinas de Recursos Humanos.
Em nossa primeira edição, temos os Procedimentos passo a passo da admissão de empregados, afinal, é uma das principais funções do Departamento Pessoal das empresas.
Sua importância está não apenas na quantidade de processos que envolve, mas também no desenvolvimento de um padrão que deve sempre ser seguido para evitar possíveis erros e, consequentemente, problemas para a empresa no futuro.
Quer saber como dominar todas essas burocracias e tornar-se eficiente na tarefa essencial a qualquer empresa, de admissão de empregados? Continue a leitura!
Passo a passo da admissão de empregados
1 Seleção
Os processos de recrutamento e seleção, apesar de serem anteriores à admissão de empregados, são essenciais para as empresas. Afinal, é no momento de divulgação da vaga com todas as informações essenciais que inicia-se a captação de candidatos.
Após o recrutamento dos currículos, faz-se o primeiro contato com os candidatos para informações sobre o processo seletivo, como local, horários, quantidade de etapas, entre outras. É essencial que estas informações também estejam documentadas por e-mail.
Na etapa de seleção, realizam-se os testes, as dinâmicas e as entrevistas com o líder imediato do cargo. O processo de admissão de empregados é o mesmo para todos os colaboradores, independente das particularidades de cada contrato.
O processo de seleção é o primeiro contato do candidato com a empresa, por isso é tão importante. Nessa etapa, os recrutadores devem passar informações relevantes sobre a vaga e a empresa aos candidatos, assim como os seus objetivos e valores. É o passo inicial da dinâmica de contratação.
2 Solicitação e conferência de documentos
Uma vez que o candidato passou pela etapa de seleção, ele deve ser contatado para notificação e solicitação dos documentos necessários para a admissão de empregados.
Para todos os funcionários:
- Certidão de nascimento;
- CPF, RG, título de eleitor;
- Atestado médico admissional: deve ser custeado pela empresa e realizado antes do início das atividades;
- Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS: deve ser devolvida ao empregado dentro do prazo de 48 horas, além de um protocolo de recebimento e de devolução;
- Certificado de reservista ou prova de alistamento no serviço militar — para contratados do sexo masculino, de 18 a 45 anos;
- Declaração de opção (ou não) pelo vale-transporte;
- Comprovante de endereço residencial atualizado (xerox);
- Comprovante de escolaridade.
Para os funcionários casados ou com filhos, todos os documentos acima também são essenciais. Além deles, também temos:
- Certidão de casamento;
- Certidão de nascimento de cada filho;
- Cópia da carteira de vacinação de filhos menores de 7 anos.
Todos esses documentos são importantes para a verificação de dados, concessão do salário-família e abatimento dos dependentes para efeito do Imposto de Renda.
Importante lembrar que, atualmente, contamos com a Carteira de Trabalho Digital, que dispensa o empregador de anotar na CTPS em papel. Neste caso, não é mais obrigatório que o empregado entregue o documento físico aos empregadores, uma vez que o processo pode ser feito através dos meios digitais.
3 Registro do funcionário
Esta é a última etapa da formalização de admissão de empregados: o seu registro. De acordo com o Artigo 41 da CLT, os dados que devem ser registrados (na Ficha ou Livro Registro de Empregado) são:
- Qualificação civil e profissional do colaborador;
- Dados relativos à admissão no emprego;
- Duração e efetividade do trabalho;
- Férias;
- Acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.
Além disso, outras informações como nome, dados essenciais do funcionário e do trabalho a ser prestado devem ser adequadamente preenchidos no processo de admissão de empregados.
É importante lembrar que o livro de registros também foi digitalizado e passou a ser substituído pelo e-Social. Entenda mais sobre o e-Social aqui.
4 Integração e treinamento
Quando falamos sobre as obrigações legais da admissão de empregados, todos os processos já se encerraram. Entretanto, quando a sua empresa contrata um novo funcionário, é importante que questões relacionadas ao administrativo sejam repassados a ele logo nos primeiros dias, como a transmissão da cultura e valores da empresa.
Este é um momento de empolgação para o funcionário que foi admitido. Por isso, é essencial que apresentem a ele toda a empresa e realizem a integração com o restante da equipe para que ele se sinta parte dela e encontre apoio junto aos outros funcionários quando necessário.
Além disso, os treinamentos podem ser feitos pelos próprios integrantes da equipe. Entretanto, é essencial que o funcionário, após todo o processo de admissão, passe também pelo responsável da área ou coordenador do setor para que as expectativas sejam igualadas, assim como a transmissão de cultura e apresentação do Manual de Políticas e Normas Internas.
Software de RH para digitalizar a admissão de empregados
Podemos perceber nos últimos anos como diversas rotinas que eram tão estagnadas e bem definidas, acabaram se transformando com a facilidade que o meio digital oferece às pessoas. Afinal, atualmente a maioria dos processos podem ser feitos a partir de documentos digitais (como a CTPS), processos automatizados e softwares que visam facilitar toda a rotina, incluindo também a admissão de empregados.
Normalmente, durante os primeiros dias de um funcionário, é comum que a área de Recursos Humanos entregue a ele papéis que devem ser preenchidos referente aos seus dados e às funções que exercerá na empresa. Entretanto, essa é uma das etapas que podem ser facilitadas através do meio digital.
Algumas empresas, logo que o funcionário é contratado, envia um e-mail solicitando o preenchimento, pelo computador, de um documento com todas as informações necessárias para a sua admissão. Uma vez preenchida e enviada à empresa, o sistema preenche toda a documentação e prepara o documento que o empregado precisa assinar (como o Termo de Confidencialidade e o Termo de solicitação de vale transporte).
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Essas são as principais informações que você precisa para entender como funciona o processo de admissão de empregados, algo essencial para qualquer empresa e uma das atividades mais comuns dentro da área de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.
