O MEI precisa de certificado digital para validar os seus procedimentos contábeis? A dúvida é frequente entre o público que ainda está aprendendo as regras dos microempreendedores individuais.
Primeiramente, o que é certificado digital? Imagine que você tenha registrado uma assinatura digital a ser utilizada para autenticar documentos intangíveis. Assim, sempre que precisar assinar um contrato, por exemplo, basta que se digite a chave de acesso para concluir.
Basicamente, o certificado digital funciona dessa maneira. Ele é a sua identidade virtual que comprova a veracidade de transações, isto é, protege de fraudes o indivíduo que lida com contratos diariamente, ou o próprio contador.
Contudo, trata-se de um item indispensável quanto aos procedimentos do MEI? Há exceções à regra? Por que é interessante utilizar o certificado? É o que descobriremos a seguir, neste artigo. Acompanhe!
O certificado digital é obrigatório para MEI?
Não, o MEI não é obrigado a apresentar o certificado digital para a Receita Federal. Mas e se ele tiver um funcionário? O documento permanece facultativo. Como saber se a regra continua vigente? A única maneira é manter-se atualizado acerca da Lei e das normas da Receita Federal.
De acordo com o artigo 102 da Lei Complementar nº 123/2006, a qual regula o MEI, cabe ao Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) dispor sobre a exigência do certificado para a categoria.
Atualmente, o CGSN aplica as normas por meio da Resolução nº 140/2018, a qual diz, no artigo 110:
“O MEI fica dispensado de utilizar certificação digital para cumprimento de obrigações principais ou acessórias, ou para recolhimento do FGTS.”
Entretanto, como veremos a seguir, há situação em que o uso do certificado digital é necessário para o MEI.
Quando o MEI precisa utilizá-lo?
Segundo o Portal do Empreendedor, a obrigatoriedade do MEI quanto ao uso de certificado digital é possível em face das legislações tributárias estadual e municipal. Ou seja, ao emitir Nota Fiscal Eletrônica, há municípios que solicitam a assinatura digital ao MEI.
Para o profissional de Ciências Contábeis, no entanto, a aquisição do certificado digital tem as suas vantagens, independentemente da obrigatoriedade. Entenda o porquê, abaixo.
Porque o certificado digital é vantajoso?
Como os procedimentos contábeis estão migrando para o ambiente virtual, principalmente com a chegada do SPED, o Sistema Público de Escrituração Digital, a assinatura eletrônica passa a ser um requisito.
Em outras palavras, considerando que a papelada deu lugar aos arquivos intangíveis, não há como validar uma assinatura de maneira convencional. É necessária a adaptação para a autenticação de documentos e transações.
Nesse sentido, o certificado digital não apenas proporciona aos colaboradores uma identidade virtual: a criptografia inserida nele torna os processos muito mais seguros e confiáveis.
Ademais, há empresas que são obrigadas a fornecer o certificado digital; se o seu escritório não atende somente o MEI, é provável que em algum momento o certificado seja necessário.
Em suma, ainda que as leis não obriguem o MEI a utilizar o certificado digital, as vantagens em adotá-lo são providenciais ao contador. Para o Microempreendedor Individual em si, a assinatura digital agrega segurança às transações.
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