A transformação digital tem influenciado na maneira como são feitas a emissão e transmissão de documentos. Em face disso, o certificado digital é o meio utilizado para validar juridicamente a autenticidade de documentos intangíveis.
Na prática, o certificado digital é a assinatura eletrônica que comprova a identidade da pessoa (física ou jurídica) que realizou a transação / transmissão online. Ao emitir documentos para um cliente, por exemplo, o certificado digital fará com que todo o processo seja autenticado.
Contudo, quem precisa usar certificado digital? Estamos falando de um item obrigatório para o contador? Em que situações ele é obtido? É o que veremos a seguir!
Quem precisa utilizar o certificado digital?
De acordo com a Receita Federal, é “obrigatória a assinatura digital efetivada mediante utilização de certificado digital válido, para apresentação de declarações à RFB, por todas as pessoas jurídicas, exceto as optantes pelo Simples Nacional, das declarações e demonstrativos constantes nas instruções normativas aqui referidas”.
A obrigatoriedade, no entanto, está longe de ser recente; a determinação veio à tona com a Instrução Normativa RFB nº 969, de outubro de 2009. Todavia, a apresentação não é obrigatória para pessoas físicas.
No caso das empresas que necessitam do certificado digital, destaca-se a exigência do documento no processo de emissão de NF-e (Nota Fiscal eletrônica).
Quais são os benefícios do certificado digital?
Embora muito se refira à obrigatoriedade do certificado digital, o documento oferece uma série de benefícios — sobretudo no auxílio à desburocratização de processos contábeis, como no eSocial.
Por exemplo, o certificado digital permite que se transfira documentos em sistemas contábeis, como o SPED, tornando a tarefa muito mais ágil, segura e sem papelada. Tudo isso sem perder a validade jurídica.
Aliás, a segurança é um ponto forte da assinatura digital. Isso porque o certificado contém uma chave de criptografia que previne fraudes e garante a privacidade, pois apenas o destinatário com certificado digital pode decodificar um documento.
Vale destacar, também, que os processos feitos em sistema tendem a conter muito menos falhas em relação aos métodos convencionais. O certificado digital, por sua vez, permite que tudo seja feito eletronicamente.
Como obter o seu certificado digital?
A aquisição de certificado digital é feita somente a partir de uma autoridade certificadora habilitada pela Receita Federal. Entre as diversas autoridades, as mais conhecidas são:
- Acfenacon (Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas);
- Autoridade Certificadora Brasileira de Registros;
- Certisign;
- Notarial;
- Serasa;
- Serpro (Serviço de Processamento de Dados); e
- Sincor (Sindicato dos Corretores de Seguros, Empresas Corretoras de Seguros, de Saúde, de Vida, de Capitalização e Previdência Privada no Estado de São Paulo).
Para ter acesso a todas as autoridades certificadoras espalhadas pelo país, consulte a página de orientações no site oficial da Receita Federal.
Em suma, a obrigatoriedade do uso de certificado digital faz do documento algo imprescindível para profissionais de contabilidade. E quanto a você? Pronto para adquirir o seu certificado?
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