Como escolher um sistema contábil?

Como escolher um sistema contábil?

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Nos dias de hoje, buscamos cada vez mais sermos eficientes e eficazes naquilo que fazemos, e para que isso seja possível, precisamos unir várias coisas, como disciplina, foco, organização e ferramentas que nos ajudam no dia a dia das nossas atividades e isso vai desde um simples controle de tarefas até um sistema complexo de gestão contábil. Mas escolher um sistema que supra as necessidades básicas do cotidiano de um contador não é uma tarefa simples. Vou listar abaixo alguns pontos a serem considerados no momento de escolher um sistema que irá lhe ajudar no seu cotidiano:

Onde você precisa de ajuda?

É importante mapear sua necessidade com base no trabalho que faz todos os dias. Não adianta pensar em um sistema que irá lhe ajudar em 10% do seu tempo. Então, o primeiro passo é conhecer todas as suas atividades e entender quais delas são prioritárias e quais trazem maior rentabilidade. Após isso, você saberá quais processos o sistema deverá atuar e isso se converterá em pré-requisitos para um sistema que possa lhe atender.

Região

O sistema precisa estar alinhado com as leis e regras da região (estado/cidade) que você atua. No Brasil, cada estado tem suas regras, alíquotas e leis específicas e quando se trata de DP então, ai a coisa fica ainda mais específica, pois envolve convenções coletivas e outras coisas que não adianta se aprofundar nesse artigo. O fato é que um bom sistema, precisa estar adequado à sua região e isso é fundamental.

Qualidade, Confiabilidade e Usabilidade

Um bom software precisa funcionar corretamente e transmitir confiabilidade e segurança nos dados, isso deveria ser o mínimo, mas nem todos oferecem isso em sua plenitude. Preocupe-se com os dados que serão inseridos:
  • Onde eles ficarão?
  • Podem ser roubados?
  • Caso o computador quebre, você irá perder os dados?
  • Como ficam os backups?
Muitos desses itens exigem disciplina. Backups por exemplo precisa ser realizado com uma certa frequência para evitar dores de cabeça. Mas algumas facilidades e automações do software podem ajudar e muito. Então entenda esses pontos bem antes de contratar um sistema. Outro ponto bem relevante é a usabilidade. Muitos não se preocupam com isso, mas nos dias de hoje, com apps em smartphones cada vez mais fáceis de usar, a usabilidade passou a ser uma exigência das pessoas, pois de nada adianta um bom sistema que exite semanas de aprendizado para conseguir usa-lo. Um bom sistema tem que ser simples de usar, leve e que funcione bem em grande parte dos equipamentos. Acredite, nos dias de hoje, isso não é tão complicado de existir e deve ser considerado.

Referências

Converse com pessoas que usam a ferramenta, veja se já tiveram problemas de uso, se funciona a contento e se realmente vale a pena usar/contratar.

Suporte

Entenda como funciona o suporte da empresa. Caso você tenha algum problema com a ferramenta no futuro, qual a disponibilidade e quanto tempo eles vão levar para te ajudar a resolver questões técnicas.

Preço

Avalie se o preço cobrado se converterá em benefícios que superam esse desembolso. Não veja esse número como um custo, tente olhar como um investimento, que em troca de dinheiro, você terá outras coisas como tempo 😉

Valor

Esse item é similar ao anterior, mas não é a mesma coisa. Quando você enxerga valor em algo, o preço pode ser irrelevante. Por exemplo: Vamos supor que você encontre um bom sistema que custe R$ 500 por mês, e esse sistema irá realizar diversos cálculos complexos e possivelmente mais preciso que um humano. Mas você pode achar caro e nesse caso, precisaria de uma pessoa lhe ajudando a fazer esses cálculos em planilhas e isso lhe geraria um custo de R$ 2.000 (salários e outros custos) com grande chance de não ter cálculos tão precisos. Percebe que o valor agregado de um sistema pode muito mais que simplesmente números? Por esses e outros parâmetros, analise, calcule e olhe para todos os pontos e procure tomar a decisão que irá trazer mais valor ao seu trabalho e que no final, lhe trará resultado acima de tudo, seja ele qual for (tempo, dinheiro, velocidade). E ai, está preparado para escolher uma boa opção disponível no mercado e ter mais velocidade e qualidade nos serviços que presta a seus clientes?

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