Montar o próprio escritório contábil é uma das possibilidades que um profissional da Contabilidade tem de construir a carreira profissional. Contudo, como estamos falando de criar uma empresa, há muitos desafios envolvidos na empreitada.
Diferentemente de quem exerce a função de contador em empresas — ou mesmo em escritório contábil —, que lida apenas com as tarefas delegadas pelo gestor, o empreendedor deve lidar com uma série de coisas, tais como:
- disputar espaço com concorrentes bem consolidados;
- gerenciar equipes;
- elaborar estratégias de marketing;
- investir em ambiente e infraestrutura;
- mensurar o desempenho etc.
Em outras palavras, iniciar um escritório contábil significa deixar a zona de conforto (sua especialidade).
Além de colocar em prática o que entende de contabilidade, a ponto de criar um produto de alto valor aos clientes, é necessário assumir a gestão da máquina e fazê-la funcionar corretamente.
Mas por onde começar o seu projeto e se preparar para superar os obstáculos? No presente artigo, você encontrará um apanhado de todos os fatores que requerem atenção e, sobretudo, influenciam no sucesso dos negócios. Boa leitura!
Como é o mercado na área de Contabilidade?
A princípio, posso afirmar que o mercado contábil é bastante concorrido. Contudo, há um lado positivo: empresas de todos os portes e setores estão tomando ciência de quão fundamental é a contabilidade para os negócios.
Isso significa que o setor dificilmente ficará saturado, sobretudo se a economia do país voltar a engrenar e, consequentemente, mais empresas passem a ser inauguradas em nosso território. Logo, as expectativas por parte de quem deseja abrir um escritório contábil devem ser animadoras.
Em contrapartida, essas vastas oportunidades não indicam, necessariamente, que os lucros são uma certeza. Com tantos escritórios contábeis existentes no país, a disputa por clientes tende a ser agressiva — detalhe que exige cuidados e boas práticas por parte de uma empresa.
Quais os níveis de conhecimento técnico e experiência necessários para assumir um escritório contábil?
Embora o alto domínio em uma das áreas da Contabilidade seja imprescindível para liderar a equipe de contadores, tocar o próprio escritório requer visão mais generalista — e não apenas o que tange a contabilidade.
Por exemplo, se você é um especialista na parte fiscal a sua autoridade não deve ser limitada a esse campo. Da mesma maneira, se limitar à contabilidade é também inadequado, considerando que o escritório terá outros departamentos (vendas, administrativo, marketing etc.).
Evidentemente, isso não quer dizer que você precise entender de tudo; mas compreender os problemas que cada área resolve, bem como o que elas têm que entregar. Tal conhecimento é crucial na hora de montar a equipe — conforme veremos mais adiante.
A liderança é, também, uma das características essenciais do empreendedor. Estabelecer a boa comunicação para integrar as equipes é o que evitará falhas no meio de um processo e manter os colaboradores motivados.
Por fim, a visão estratégica não poderia ficar de fora. O bom gestor é aquele que não cai nas armadilhas do mercado — como acreditar que nada precisa ser melhorado — e avalia os pontos fortes e fracos do negócio.
Sabe o que é mais legal nisso tudo? É que há métodos que ajudam a entender o panorama da empresa. Um dos principais deles é a análise SWOT (acrônimo para Strengths, Weakeness; Opportunities and Threats), ou FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças), do português.
Por meio desta análise é possível identificar e mapear todos os pontos fortes do escritório contábil e suas fraquezas (ambos fatores internos), as oportunidades e ameaças (fatores externos ligados ao mercado).
Agora, o que fazer se uma das fraquezas é a qualidade da equipe como um todo? Vejamos a seguir o que é fundamental para montar um time altamente capacitado.
O que fazer para montar um time vencedor?
O primeiro passo é planejar como o escritório contábil será dividido. O fracionamento pode ser feito em quatro áreas específicas (contábil, fiscal, pessoal e administrativa). As demais áreas, como TI e Marketing, podem ser montadas de diferentes maneiras — conforme veremos ainda neste tópico.
A necessidade em dividir essas áreas se dá por conta de certos fatores. Um deles é a importância delas, visto que sustentarão o core business (parte central do negócio) do escritório. Há, também, o fato de que assumir todas as áreas é uma tarefa desnecessária e praticamente impossível devido à complexidade e alterações das leis brasileiras.
Presumindo que a ideia seja assumir um número limitado de contratos, o time, encabeçado pelo gestor, pode ser formado por um especialista de cada setor. Este é um detalhe muito sério: eles devem ser especialistas delegados para as respectivas funções.
Caso o escritório seja grande a ponto de atender vários clientes, cada um dos departamentos deverá ser administrado pelo seu próprio gestor. Isto é, alguém que tenha experiência como gerente e dote de sólido conhecimento técnico na área.
Quanto às equipes secundárias, as principais alternativas são a montagem de uma equipe interna e a terceirização (outsourcing). Esta última é bastante atrativa, pois permite ao escritório contar com profissionais altamente capacitados e sem vínculos trabalhistas.
Em ambos os casos é interessante que se tenha um gestor especialista, ou se contrate um consultor — o que não exime a contratação de um gerente para supervisionar o departamento. São esses os profissionais que identificam as necessidades da empresa e como resolver eventuais problemas.
Na área de TI, por exemplo, o escritório não pode parar em função de problemas com a rede ou falhas de hardware; tampouco solicitar serviços técnicos para cada evento. Quando há uma equipe à disposição em tempo integral a tendência é que o negócio opere com interrupções mínimas.
Portanto, o principal requisito para montar grandes equipes é a contratação de pessoal preparado e experiente para exercer as funções.
Quais são os procedimentos iniciais para abrir um escritório contábil?
Neste tópico, veremos (brevemente) o que é preciso fazer para abrir um escritório contábil no Brasil. Vamos aos procedimentos!
Solicite o Registro no CRC
O registro no Conselho Regional de Contabilidade com situação cadastral ativa é um requisito primário para iniciar um escritório contábil com obediência às regras.
Registre a empresa no município
Concluído o primeiro passo, é preciso inscrever o negócio na prefeitura da cidade em que o escritório funcionará. Nesta etapa, vale destacar a escolha do tipo jurídico que ofereça mais benefícios.
Emita a Senha de Responsável por Empresa de Contabilidade
Trata-se de um processo feito junto à Secretaria da Fazenda. A senha é usada para possibilitar a abertura ou regularização de empresas.
Cadastre o escritório nos sindicatos
O escritório deve estar filiado ao Sindicato dos Empregados e, também, ao Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis, das
Empresas de Assessoramento, Perícia, Informações e Pesquisas, o Sescon.
Providencie os certificados digitais necessários
A emissão do certificado digital (e-CNPJ, precisamente) é uma necessidade para todo e qualquer escritório contábil atualmente. Isso porque o e-CNPJ equivale à assinatura de uma empresa digitalmente e, portanto, é usado para enviar as obrigações no ambiente digital.
10 dicas para começar com o pé direito
Agora que você já sabe o que fazer para criar o seu escritório, que tal conferir algumas dicas começar bem? Abaixo, elenquei oito práticas imprescindíveis para manter a organização e atrair clientes.
1. Monte um plano de negócios
Elaborar um plano de negócios é uma etapa importante do planejamento. Ele evita, por exemplo, que erros venham a acontecer na hora de colocar em prática tudo o que projetou para o escritório.
Mas o que é um plano de negócios? De acordo com o Sebrae, trata-se de um “documento que descreve os objetivos e quais caminhos devem ser seguidos para alcançá-los, diminuindo riscos e incertezas”.
O documento é, também, extremamente útil em situações nas quais o empreendedor tem de apresentar (a potenciais sócios, parceiros e investidores), em detalhes, como o negócio funciona.
2. Fique a par das principais normas de Contabilidade
Devido à notável importância da área de Contabilidade para as empresas no mundo todo, é natural que escritórios contábeis tenham de seguir regras e normas específicas, aplicadas tanto nacional quanto internacionalmente.
Em destaque no Brasil, temos as Normas Brasileiras de Contabilidade (popularmente conhecidas pelo acrônimo NBC), usadas para regulamentação das atividades contábeis no Brasil (vide Resolução CFC nº 1.328/11).
Vale frisar que elas são editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade e, por serem numerosas, estão sujeitas a atualizações recorrentes. Além disso, elas são divididas em dois tipos de normas: profissionais e técnicas. Vamos conhecer as diferenças?
Normas profissionais
As normas profissionais (NBC P), como o próprio nome diz, visam regular as atividades profissionais de contabilidade. Elas são divididas em três partes:
- NBC PG – Geral;
- NBC PA – Auditor Independente; e
- NBC PP – Perito Contábil.
Normas técnicas
Já as normas técnicas (NBC T) dizem respeito a regras e procedimentos que determinam a excelência do serviço contábil. Todavia, elas são estruturadas em 10 partes:
- Normas Completas;
- Normas Específicas;
- Normas Simplificadas para PMEs;
- NBC TA – de Auditoria Independente de Informação Contábil Histórica;
- NBC TI – de Auditoria Interna;
- NBC TO – de Asseguração de Informação Não Histórica;
- NBC TR – de Revisão de Informação Contábil Histórica;
- NBC TSC – de Serviço Correlato;
- NBC TSP – do Setor Público; e
- NBC TP – de Perícia.
Percebeu como são vastas as normas que o contador deve seguir? Então considere os estudos delas um dos primeiros passos do planejamento para abertura do escritório contábil.
3. Analise as demandas do mercado
Reiterando, a Contabilidade é uma área bastante expressiva no mercado por vários motivos: controle, auditoria, transparência, entre outros. Conforme as empresas tomam ciência de quão valiosa é a sua contribuição, o mercado contábil gera tendências e segmentações.
Considerando o fato, pode ser interessante para o escritório contábil atentar-se a demandas específicas. A auditoria, por exemplo, é um segmento que está em alta; logo, prestar esse tipo de serviço reflete mais oportunidades.
4. Construa um grande relacionamento com o cliente
Prestar um excelente atendimento e serviços de primeira são alguns dos deveres para conquistar os clientes. Portanto, mais do que a expertise em contabilidade, é preciso ter a visão de empreendedor para gerenciar a relação com os consumidores.
Com a coleta e monitoramento de dados em alta no setor corporativo, ficou mais fácil obter informações que auxiliam na tomada de decisão. Isto é, pode-se entender precisamente quais são as preferências do cliente, a maneira como ele prefere fazer pagamentos, a frequência com que estabelece comunicação etc.
Tendo em mãos esse tipo de informação, o escritório contábil consegue desenvolver abordagens personalizadas — o que, por si só, aumenta as chances de o cliente ser conquistado e, consequentemente, fidelizado.
5. Saiba como funciona o dia a dia de um escritório
De acordo com o site britânico National Careers Service, as tarefas comuns no cotidiano de gestão contábil incluem:
- preparar demonstrativos financeiros e contas;
- monitorar gastos e orçamentos;
- analisar o desempenho financeiro da empresa;
- prever e planejar gastos e lucros futuros;
- recomendar maneiras de reduzir custos e aumentar os lucros;
- tomar decisões de negócios;
- departamentos de auditoria em sua empresa;
- preparar relatórios da empresa para organizações externas;
- gerenciar uma equipe de contadores; e
- supervisionar os sistemas de folha de pagamento, controle de crédito e contabilidade da empresa.
Sabendo disso, o empreendedor deve se certificar de que consegue lidar com essas e outras atividades rotineiras. Logo, isto é importante para que o escritório contábil funcione regular e satisfatoriamente no dia a dia.
6. Escolha a estrutura mais apropriada
Obviamente, montar um imenso escritório em uma das principais avenidas da metrópole é o sonho de muitos. Porém nem toda a ambição é, de fato, uma necessidade.
Por isso, escolha um local condizente com os objetivos do escritório contábil, do orçamento, da quantidade de funcionários, clientes e departamentos etc.
O espaço deve ser suficiente para a recepção, equipamentos, escritórios individuais, sanitários e sala de reunião.
7. Descubra o diferencial do seu negócio
Para ganhar destaque em um mercado tão competitivo, um escritório contábil deve encontrar um ponto no qual ele se diferencie da concorrência. Você se lembra do que falamos sobre demandas específicas? Pois então; o segredo pode estar nos nichos!
Em meio a um mercado tão diversificado, há muitas empresas que procuram por serviços adequados às especificações da área, tais como:
- advocacia;
- odontologia;
- consultórios médicos;
- supermercados; e
- restaurantes.
Por isso, conforme o escritório contábil adquire experiência com esses segmentos, ele consegue a autoridade necessária para prestar serviços específicos.
8. Invista em inovações tecnológicas
Os processos contábeis estão cada vez mais voltados para o ambiente digital. Exemplos disso são os módulos do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e o software para declaração de Imposto de Renda.
Nesse sentido, é interessante que o novo escritório seja informatizado a partir de uma infraestrutura de TI escalável, a qual suporte futuras implementações de tecnologias sofisticadas. Lembrando que a tecnologia é um ótimo meio de obter vantagem competitiva.
No mais, lembre-se de que o setor contábil requer muita responsabilidade. Um erro quase imperceptível pode significar prejuízos sérios aos clientes e, consequentemente, a reputação do escritório contábil é afetada. Caso tenha restado dúvidas sobre o assunto, fique à vontade para deixar o seu comentário!
