Gerar um controle contábil adequado é necessário para que os empreendedores busquem bons resultados e relatórios para suas tomadas de decisões. Muitos clientes conhecem apenas o departamento pessoal e o departamento fiscal pela burocracia, porém esquecem o departamento contábil, que é um dos departamentos mais importantes para a melhoria e o desenvolvimento de sua empresa. Aqui vamos mencionar algumas dicas para manter a contabilidade do seu cliente em dia, confira!
Despesas dos Sócios x Despesas da Empresa
Para muitos empresários a despesa é uma só e acabam misturando pessoa física com jurídica. É aí que começa o erro. As despesas mais comuns são convênio, telefone, combustível, cartão de crédito, entre outras. Isso começa a gerar problemas na vida financeira da empresa, pois fica difícil fazer uma análise com clareza dos relatórios. Quando esse empresário tentar fazer cortes nas contas da empresa, será inviável descobrir e enxergar porque suas despesas estão misturadas.
O que temos que fazer é mostrar o caminho correto ao nosso cliente e convencê-lo a parar com essa mistura; instruindo-o sempre da melhor forma possível.
Distribuição de Lucros precisam ser avisadas
Outra situação complicada é que muitos sócios não avisam seus contadores e contabilidades que fizeram a distribuição de lucro. Esse é um dos pontos mais importantes a ser discutido com o seu cliente. Pois, conforme as regras do Art. 32, da Lei nº 4.357/64, as empresas com débitos tributários estão proibidas de distribuir lucros aos seus sócios e dirigentes, exceto se o débito estiver com exigibilidade suspensa (parcelamento em andamento).
Muitos empresários não sabem dessa legislação. Portanto, é bom que você já comece a avisar seus clientes a partir de hoje.
Identificação do Extrato Bancário
Outro grande problema é quando o cliente encaminha o extrato bancário e não identifica os recebimentos e pagamentos. É muito importante ensinar ao cliente como passar essas informações para nós contadores, uma vez que o lançamento contábil fica mais fácil de ser encontrado e suas conciliações ficarão mais fáceis. Uma grande dica é pedir ao cliente que envie uma planilha juntamente com o extrato bancário para a boa localização e classificação.
Documentação Contábil, Fiscal e Pessoal
Toda documentação precisa ser enviada para o contador: os pagamentos, os recebimentos, as guias, os tributos, as distribuições, os recibos, as despesas, etc. É necessário educar o cliente a enviar tudo que seja relacionado a sua empresa para que seja feito um bom trabalho no quesito de suas demonstrações contábeis.
Arquivamento dos documentos
Toda a documentação contabilizada, seja ela notas fiscais, extratos bancários, folhas de pagamento, guias de impostos, contratos sociais e os demais documentos da entidade, precisam ser arquivados de uma forma que sejam encontrados facilmente, seja por nuvem ou caixa de arquivos. Toda documentação precisa ser guardada por um determinado tempo. É importante que o contador auxilie o seu cliente sobre qual o prazo correto para cada situação.
Sendo assim, concluímos que é fundamental que o cliente e contador trabalhem em conjunto para manter sua contabilidade em dia, fazendo isso sempre da maneira correta e mais tranquila possível. Gerando assim, mais segurança para realizar um bom trabalho e avaliação da situação da empresa.
Nós do Viver de Contabilidade torcemos que você seja um contador extraordinário!
