Cada vez mais a escrituração digital vem sendo adotada pelos órgãos fiscalizadores. Assim, as empresas contábeis tiveram que ajustar seus processos, migrando para o formato eletrônico.
Eliminar papel é uma necessidade e gera vários benefícios. Mas como atuar em contabilidade, com tantos documentos de extrema importância que precisam ser guardados?
Vamos mostrar como.
Notas fiscais, DRE, Balanços Patrimoniais e outros registros importantes devem ser preservados. Porém, se forem digitalizados, além de não correrem perigo de se desgastarem com o tempo, também ficam livre de um acidente como um incêndio ou alagamento no local onde estão guardados por exemplo.
Há empresas hoje que são especializadas em digitalização de documentos e podem te ajudar. Assim seu escritório ganhará tempo, garantindo a segurança dos dados dos seus clientes.
Claro que, uma vez que os arquivos estejam digitalizados, é preciso fazer backup dos registros, diariamente.
Pagamentos digitais
Escritórios contábeis contratam pessoas, compram insumos e fazem pagamentos – o que resulta em mais documentos para serem arquivados.
Pensando em uma realidade de contabilidade sem papel, os pagamentos que a sua empresa fizer não precisam necessariamente gerar mais uma nota fiscal impressa, mas sim, arquivos eletrônicos em extensão .xml.
Assim, as prestações de contas e análises financeiras serão bem menos trabalhosas, já que não será necessário consultar pastas e pastas e revirar caixas em busca de algum comprovante.
Na realidade de hoje, as empresas estão cada vez mais conectadas, os funcionários e equipes estão em home office e também há necessidade de cortar custos.
Com tantas possibilidades que a tecnologia nos traz, é possível ter essa economia e ter segurança. Além disso, fica muito mais fácil procurar um documento se for necessário, podendo acessar os sistemas online de qualquer lugar, até mesmo de seu celular.
Organização e Segurança
Se os documentos digitalizados e comprovantes eletrônicos forem bem organizados e nomeados, toda vez que alguém for procurar algo, ou seu cliente precisar de algum documento, você achará facilmente.
A horas gastas remexendo arquivos e aqueles espaços enormes nas empresas que alocam os papéis fazem parte do passado. Com os documentos digitalizados, você terá mais organização e terá um ambiente novo de trabalho, com espaço que pode ser bem melhor aproveitado. Consequentemente sua equipe vai produzir mais e melhor.
É importante escolher um software ou uma empresa de confiança para fazer a guarda e gestão dos papéis digitalizados.
Também deve ser possível controlar o acesso das informações das empresas, e em caso de roubo ou incêndio, os dados dos seus clientes estarão seguros.
Além de toda praticidade e benefícios que falamos até agora, não podemos deixar de falar sobre a sustentabilidade. Sem dúvidas, isso significa muito quando falamos em diminuir o uso de papel.
Pode ser que no início, você encontre resistência dos funcionários que podem não querer mudar a maneira como trabalham, por isso explique os benefícios de ficar sem papel. O grande volume de papéis para digitalizar no início pode ser grande, mas com o tempo o processo será tão automático que seus funcionários não vão se importar em deixar a rotina do seu escritório mais prática.
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