Documentos Digitais: o que mudou?

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Você já deve saber que houve diversas mudanças em alguma áreas por conta da nova lei de liberdade econômica.

Uma dessas mudanças permitiu que o armazenamento de documentos fosse modernizado e pudesse se tornar um serviço mais prático.

E eu vou contar para você o que mudou nessa área.

Como era o armazenamento de documentos?

Documentos físicos não podiam ser descartados pois tinha valores jurídicos.  Mas os documentos digitais já podiam ser utilizados desde 2012. A digitalização e armazenamento em meio eletrônico de documentos públicos – no entanto, não previa que “constatada a integridade do documento digital, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico”. 

Em meio aos inúmeros processos burocráticos que perfazem a rotina de uma empresa, a gestão de documentos é uma das mais importantes quando o assunto é a regularidade, organização e segurança das atividades.

Um dos pontos mais marcantes da adoção do modelo de documentos digitais é a redução de custos. A gestão também é importante pois melhora bastante a organização dos documentos da empresa, uma vez que o formato digital, além de deter uma grande validade jurídica, otimiza sobremaneira o envio, o recebimento, o arquivamento e eventuais pesquisas para acessá-los, caso necessário.

O que mudou depois da nova lei?

A Lei prevê, ainda, diferente do que havia sido vetado em 2012, que ato do Ministério da Economia estabelecerá os documentos cuja reprodução conterá código de autenticação verificável.

Além disso, o Conselho Monetário Nacional deverá definir, também por ato, quais documentos sobre operações e transações financeiras poderão ser destruídos.

Documentos públicos digitais

A lei sancionada autoriza a digitalização de diversos tipos de documentos, incluindo, documentos públicos. Foi autorizado o armazenamento, em meio eletrônico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento seguinte:

  • Após a digitalização, será verificado a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica;
  • O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado;
  • Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em meio eletrônico ou equivalente poderão ser eliminados;
  • Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e de regulamentação posterior;
  • Ato do Secretário de Governo Digital da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia estabelecerá os documentos cuja reprodução conterá código de autenticação verificável;
  • O Ato do Conselho Monetário Nacional usará o cumprimento do 1º artigo da lei, relativamente aos documentos referentes a operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;
  • É permitido a reprodução de documento digital, em papel ou em qualquer outro meio físico, que contiver mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, na maneira e com a técnica definidas pelo mercado, e cabe ao particular a obrigação de demonstrar integralmente a presença de tais requisitos;
  • Para a garantia de preservação da integridade, da autenticidade e da confidencialidade.
Registros públicos em meio eletrônico

A lei prevê que registros públicos, realizados em cartório, podem ser escriturados, publicados e conservados em meio eletrônico. Entre os registros que podem atender às novas regras estão o registro civil de pessoas naturais, o de constituição de pessoas jurídicas; e o registro de imóveis.

O que achou dessa mudança? Trouxe alguma alteração para seu dia-a-dia no trabalho? Conte para mim, deixe um comentário.

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