O eSocial é um sistema online do Governo Federal capaz de unificar o envio de informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias em um formato 100% digital.
Ele faz parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e surgiu em 2014, sob o decreto nº 8373/2014, com o objetivo de facilitar a comunicação entre Governo e empresas a respeito de dados e informações relativas aos colaboradores.
A obrigatoriedade do eSocial entrou em vigor em janeiro de 2018, unificando a entrega de 15 obrigações, entretanto, a sua versão simplificada teve início apenas em 2021.
O eSocial foi implementado com o objetivo de modernizar e padronizar processos, reduzir o tempo gasto nos envios, minimizar erros e garantir mais segurança no controle das informações.
Mas será que você sabe tudo sobre o eSocial?
Confira a seguir 10 coisas sobre o eSocial que todo profissional de Departamento Pessoal precisa saber.
10 Coisas que você precisa saber sobre o eSocial
1.Objetivos e Vantagens do eSocial
- Reduzir burocracias através da simplificação de processos e padronização de envios;
- Facilitar o cumprimento das obrigações;
- Promover a digitalização, integração e automação na transmissão de informações;
- Modernizar a sistemática e o controle da fiscalização(trabalhista e RFB);
- Possibilitar o registro imediato de novas informações;
- Disponibilizar dados em tempo real a todos os órgãos envolvidos;
- Garantir os direitos trabalhistas e previdenciários aos colaboradores;
- Reduzir a informalidade nas relações de trabalho;
- Diminuir a incidência de erros, sonegação e fraudes;
- Promove maior segurança jurídica, garantindo a conformidade com a legislação.
2.Órgãos que fazem parte do eSocial
- Caixa Econômica Federal – CEF
- Instituto Nacional do Seguro Social – INSS
- Ministério da Previdência Social – MPS
- Ministério do Trabalho e Emprego – MTE
- Receita Federal do Brasil – RFB
- Ministério do Planejamento – MP
3.Obrigatoriedade do eSocial
Hoje, todas as empresas do Brasil são obrigadas a se adequar ao eSocial sob pena de multa, inclusive MEIs e pessoas físicas que possuam empregados domésticos.
A adoção do sistema teve início em 2018, direcionado inicialmente apenas para empresas com faturamento anual maior que R$78 milhões e posteriormente, se estendeu a todas as organizações com rendimentos menores.
Com a última fase do cronograma de implementação cumprida em janeiro de 2023, agora todas as empresas devem fazer parte do eSocial de forma regular.
4.Grupo de Empresas
Veja, abaixo, os 4 grupos de empresa do eSocial
- Grupo 1 – Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões.
- Grupo 2 – Entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78 milhões e que não sejam optantes pelo Simples Nacional.
- Grupo 3 – Empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos.
- Grupo 4 – Órgãos públicos e organizações internacionais.
5.Obrigações Acessórias do eSocial (fiscais, previdenciárias e trabalhistas)
Por meio do eSocial, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, 15 obrigações:
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
- LRE – Livro de Registro de Empregados;
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
- CD – Comunicação de Dispensa;
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
- DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
- Folha de pagamento;
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
- GPS – Guia da Previdência Social.
6.Principais Eventos do eSocial
As informações inseridas no eSocial são organizadas por meio de uma classificação conhecida como eventos. Seu principal objetivo é ordenar esses dados, determinando os prazos para que essas informações sejam cadastradas no sistema e enviadas ao governo.
Conheça as 4 principais:
- Eventos de Tabelas – Identificam o empregador/contribuinte/órgão público, contendo dados básicos de sua classificação fiscal e de sua estrutura administrativa.
- Eventos Não Periódicos – São aqueles que não têm uma data pré-fixada para ocorrer, porque dependem de acontecimentos na relação entre a empresa e empregado. Ex: Admissão/Rescisão.
- Eventos Periódicos – São aqueles com periodicidade previamente definida, compostos por informações de folha de pagamento e apuração de outros fatos geradores de contribuições previdenciárias.
- Eventos de STT – São informações referente a saúde e a segurança do trabalhador.
7.eSocial do MEI
O Microempreendedor Individual que possui empregados utiliza um sistema do eSocial diferenciado, conhecido como eSocial Web Simplificado MEI. Nele, o MEI acessa uma versão otimizada do eSocial, de forma ainda mais prática, desburocratizada e igualmente segura.
Confira o passo a passo na cartilha do Microempreendedor Individual
8.eSocial Doméstico
O eSocial doméstico é um módulo criado dentro da plataforma do eSocial voltado a todos os empregadores de trabalhadores domésticos que precisam enviar suas declarações trabalhistas, previdenciárias e tributárias.
Esse sistema foi criado por meio de um programa do Governo Federal em 2015 e permite o recolhimento unificado de tributos e FGTS.
9.Integração com o FGTS Digital
Atualmente a tão aguardada plataforma do FGTS Digital se encontra em desenvolvimento, porém, a expectativa é que ocorra a integração do sistema de arrecadação do FGTS com o eSocial, substituindo os sistemas: SEFIP, GRRF e Conectividade Social.
10.Multas no eSocial
A cobrança de multas para empresas que ainda não se adequaram ao eSocial foi iniciada em janeiro de 2023. Atualmente, as empresas que ainda não se ajustaram ao sistema estão sujeitas a penalizações e multas que podem variar de R$400 a R$181.284.63.
É importante lembrar que os valores das multas podem sofrer variação de acordo com a gravidade da infração.
Conheça as principais causas de multas no eSocial:
- Não informar a admissão de funcionários no prazo certo;
- Trabalhadores sem registro;
- Não atualizar os dados dos empregados;
- Não enviar informações sobre a Folha de Pagamento;
- Não realizar o depósito de FGTS;
- Não informar afastamentos temporários dos colaboradores;
- Não comunicar acidentes de trabalho;
- Não registrar exames médicos ou atestados de saúde ocupacional (ASO);
- Não informar os eventos de Saúde e Segurança no Trabalho – SST.
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