Folha de Pagamento: Como evitar erros?

O cálculo da folha de pagamento é uma atividade rotineira de toda empresa que possui empregados contratados.

Fazer a boa gestão da folha é essencial para manter a saúde financeira de uma empresa, além de cumprir com as obrigações trabalhistas e previdenciárias.

Porém, apesar de ser uma atividade rotineira, muitas vezes ocorrem erros que podem gerar multas e até ações trabalhistas.

Nesse contexto, você sabe como evitar erros e prejuízos ao fazer a folha de pagamento dos seus empregados?

Confira a seguir!

A Folha de Pagamento

Na folha de pagamento, são indicados todos os rendimentos, descontos, benefícios adicionais e o valor líquido final a ser pago aos empregados.

Calcular esses valores corretamente garante que todos os impostos sejam recolhidos de forma regular, além de que todos os direitos dos empregados sejam assegurados de acordo com a CLT.

Porém, até o mais conhecedor e experiente analista pode errar um simples cálculo e se atrapalhar ao gerar a folha de pagamento.

Como evitar erros na folha de pagamentos?

Pequenas ações no dia a dia podem evitar equívocos ao realizar o cálculo e ao processar a folha de pagamento, são elas:

1- Acompanhar a Legislação Trabalhista

O responsável pela folha de pagamento precisa estar sempre atento à legislação vigente, e aos prazos de adequação para cada uma delas. Isso evita erros que podem levar a processos trabalhistas e colocar em insegurança a estabilidade financeira da empresa.

 2- Ter um Planejamento

Planejamento é essencial e faz toda diferença.

É necessário fazer um planejamento, a fim de que os responsáveis tenham um passo a passo de todo o processo de execução de folha e consigam identificar procedimentos que possam ser atualizados ou corrigidos, caso necessário.  

3- Fazer a Classificação dos Empregados

Classificar o profissional de acordo com sua categoria (comércio, indústria ou serviços), é fundamental, pois cada categoria possui sua própria Convenção Coletiva e que pode conter regras especiais.

4- Fazer o Enquadramento dos Empregados

É fundamental se atentar para o enquadramento do empregado (CLT, prestador de serviços, terceirizados ou pessoas jurídicas), pois os direitos e deveres de cada um deles podem variar de acordo com a modalidade da contratação.

Isso implica inclusive nos impostos, retenções e benefícios obrigatórios que têm de ser pagos aos empregados.

5- Controlar as Horas Trabalhadas

A base de cálculo de uma folha de pagamento são as horas trabalhadas dos empregados. Por isso, fazer o controle das jornadas de forma correta e com o uso de tecnologias como o controle de ponto eletrônico, por exemplo, evita erros ao calcular os valores que os empregados receberão no final do mês. 

6- Ter Atenção aos Extras

Além dos salários dos empregados, a folha de pagamento também é composta por adicionais de hora extra, noturno, periculosidade, insalubridade ou ainda benefícios especiais como comissões, PLR, décimo terceiro e outros benefícios oferecidos pela empresa.

Por isso, é essencial que o responsável pela folha esteja atento a estes detalhes, para evitar que algum valor passe despercebido ou erros sejam cometidos.

7- Ter Atenção aos Impostos/Descontos

O responsável pela folha de pagamento deve sempre se manter atualizado em relação às alterações de alíquotas dos impostos incidentes sobre os valores pagos, como o INSS, o RAT, o FGTS e o Imposto de Renda, a fim de evitar erros nos respectivos recolhimentos.

 8- Usar Tecnologia/Automatização

Ter um bom sistema de gestão de folha de pagamento é indispensável, pois traz segurança e precisão em todo o processo.

Além de evitar erros, economizar tempo e diminuir as chances de retrabalho. Mas claro, conferir valores e dados é também indispensável.

9- Fazer Backup

É importante fazer o backup de todos os arquivos, a fim de evitar imprevistos, como perdas por conta de vírus, formatação ou danos nas pastas de trabalho.

Isso é necessário para que todos os processos empresariais sejam documentados e para facilitar consultas futuras, caso necessário.

10- Ser Transparente/Esclarecedor

É direito dos empregados entender o valor pago em contraprestação aos seus serviços, bem como os eventuais descontos e benefícios. 

Para isso, o responsável pela elaboração da folha de pagamento precisa ter um espírito esclarecedor, para auxiliar e esclarecer possíveis dúvidas que possam surgir em relação ao montante que foi pago aos empregados.

Enfim, para evitar erros na folha de pagamento, é fundamental contar com profissionais que tenham no mínimo, noções de leis trabalhistas e, até mesmo, de matemática financeira e, por esse motivo, vale a pena investir em treinamentos periódicos para os colaboradores que atuam diretamente ou indiretamente nessa função.