Folha de Pagamento: Existe uma previsão legal?

A folha de pagamento é um dos documentos mais importantes de uma empresa e por isso, fazer uma boa gestão da folha é essencial para cumprir com as obrigações trabalhistas e manter a saúde financeira da empresa.

Muitos pensam que não existe uma legislação específica sobre a folha de pagamento, porém, esse documento tem previsão legal e é regido pelo Decreto 3.048 de 6 de maio de 1999.

Você sabe o que diz essa lei?

Confira a seguir!

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A Folha de Pagamento

A folha de pagamento é um processo que precisa ser feito mensalmente, pois nela constam todos os vencimentos e descontos referentes ao trabalho e a jornada dos colaboradores.

Para o colaborador, é através dela que ele recebe o seu holerite mensal e pode conferir todos os valores de acordo com o trabalho realizado.

Por isso, para calcular a folha de pagamento, é necessário que os profissionais responsáveis tenham conhecimento das obrigações trabalhistas, cálculos matemáticos e ainda de sistemas/softwares de folha.

A Legislação da Folha de Pagamento

A lei que trata sobre a obrigatoriedade da folha de pagamento é o Decreto 3.048/99, em seu artigo 225, inciso I, parágrafo 9º.

“Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – Preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;”

O parágrafo 9° complementa que a folha deverá ainda:

  • Discriminar o nome dos segurados, indicando cargo, função ou serviço prestado; 
  • Agrupar os segurados por categoria, assim entendidos: segurado empregado, trabalhador avulso e contribuinte individual; 
  • Destacar o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade; 
  • Destacar as parcelas integrantes e não integrantes da remuneração e os descontos legais; e
  • Indicar o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

Ou seja, percebe-se que a legislação determina que todas as verbas atribuídas aos colaboradores sejam informadas na folha de pagamento, independente de terem ou não incidência de tributos e encargos sociais.

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Folha de pagamento e holerite são a mesma coisa?

A folha de pagamento demonstra todos os registros financeiros (salário, vencimentos, descontos, bônus etc…) de todos os colaboradores de uma empresa, de acordo com o serviço que é prestado.

O holerite, também chamado de contracheque ou recibo de pagamento é um demonstrativo individual e impresso, entregue aos colaboradores com um resumo do seu pagamento.

Ou seja, o holerite é uma prestação de contas do empregador ao empregado, que está atrelado à folha de pagamento e que serve como comparativo do que foi pago ou descontado.

O que compõe um holerite?

Geralmente um holerite é composto por:

Cabeçalho:

  • Dados da empresa (nome/CNPJ);
  • Dados do colaborador (nome/setor/função/data de admissão);
  • Mês e ano de referência;
  • Salário.

Corpo do Holerite:

  • Código de referência (referência do sistema de folha de pagamento);
  • Descrição dos itens do holerite (salário, adicionais, encargos);
  • Referência (número em que os itens da remuneração são baseados);
  • Vencimentos (valores recebidos pelo colaborador);
  • Descontos (valores descontados do colaborador).

Rodapé:

  • Salário Base;
  • Base de cálculo INSS; 
  • Base de cálculo FGTS; 
  • Base de cálculo IRRF; 
  • Totais (descontos, vencimentos e salário líquido).

Vale ressaltar que não existe um layout único de holerite, ficando a critério da empresa a forma de fazê-lo, desde que tenha todos os itens determinados pela legislação.

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