A folha de pagamento é um dos documentos mais importantes de uma empresa e por isso, fazer uma boa gestão da folha é essencial para cumprir com as obrigações trabalhistas e manter a saúde financeira da empresa.
Muitos pensam que não existe uma legislação específica sobre a folha de pagamento, porém, esse documento tem previsão legal e é regido pelo Decreto 3.048 de 6 de maio de 1999.
Você sabe o que diz essa lei?
Confira a seguir!
A Folha de Pagamento
A folha de pagamento é um processo que precisa ser feito mensalmente, pois nela constam todos os vencimentos e descontos referentes ao trabalho e a jornada dos colaboradores.
Para o colaborador, é através dela que ele recebe o seu holerite mensal e pode conferir todos os valores de acordo com o trabalho realizado.
Por isso, para calcular a folha de pagamento, é necessário que os profissionais responsáveis tenham conhecimento das obrigações trabalhistas, cálculos matemáticos e ainda de sistemas/softwares de folha.
A Legislação da Folha de Pagamento
A lei que trata sobre a obrigatoriedade da folha de pagamento é o Decreto 3.048/99, em seu artigo 225, inciso I, parágrafo 9º.
“Art. 225. A empresa é também obrigada a:
I – Preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;”
O parágrafo 9° complementa que a folha deverá ainda:
- Discriminar o nome dos segurados, indicando cargo, função ou serviço prestado;
- Agrupar os segurados por categoria, assim entendidos: segurado empregado, trabalhador avulso e contribuinte individual;
- Destacar o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
- Destacar as parcelas integrantes e não integrantes da remuneração e os descontos legais; e
- Indicar o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.
Ou seja, percebe-se que a legislação determina que todas as verbas atribuídas aos colaboradores sejam informadas na folha de pagamento, independente de terem ou não incidência de tributos e encargos sociais.
Folha de pagamento e holerite são a mesma coisa?
A folha de pagamento demonstra todos os registros financeiros (salário, vencimentos, descontos, bônus etc…) de todos os colaboradores de uma empresa, de acordo com o serviço que é prestado.
O holerite, também chamado de contracheque ou recibo de pagamento é um demonstrativo individual e impresso, entregue aos colaboradores com um resumo do seu pagamento.
Ou seja, o holerite é uma prestação de contas do empregador ao empregado, que está atrelado à folha de pagamento e que serve como comparativo do que foi pago ou descontado.
O que compõe um holerite?
Geralmente um holerite é composto por:
Cabeçalho:
- Dados da empresa (nome/CNPJ);
- Dados do colaborador (nome/setor/função/data de admissão);
- Mês e ano de referência;
- Salário.
Corpo do Holerite:
- Código de referência (referência do sistema de folha de pagamento);
- Descrição dos itens do holerite (salário, adicionais, encargos);
- Referência (número em que os itens da remuneração são baseados);
- Vencimentos (valores recebidos pelo colaborador);
- Descontos (valores descontados do colaborador).
Rodapé:
- Salário Base;
- Base de cálculo INSS;
- Base de cálculo FGTS;
- Base de cálculo IRRF;
- Totais (descontos, vencimentos e salário líquido).
Vale ressaltar que não existe um layout único de holerite, ficando a critério da empresa a forma de fazê-lo, desde que tenha todos os itens determinados pela legislação.
