Gestão de Custos: como otimizar os ganhos controlando os gastos?

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A gestão de custos é um ingrediente chave para você alcançar o sucesso do seu negócio. Afinal, administrar e controlar os gastos proporciona ao empresário uma visão geral do quanto foi investido e o retorno obtido.

Gerenciar os custos de investimento auxilia no planejamento e na tomada de decisões na administração de um negócio. Conheça oito passos essenciais para você realizar uma boa gestão de custos.

A gestão de custos como ela é

Todos os investimentos necessários para uma empresa realizar suas atividades são englobados como custos, incluindo a criação de um produto ou a oferta de um serviço.

Portanto, para que um negócio seja sólido e lucrativo, é necessário essas informações estejam sempre à mão e atualizadas para uma melhor tomada de decisão.

Dentro da gestão de custos, deve-se considerar:

  • Despesas fixas como energia, internet e aluguel;
  • Matéria-prima;
  • Equipamentos;
  • Mão de obra, etc.

Conhecer intimamente os gastos é uma questão de sobrevivência. A ausência da gestão de custos oferece grandes riscos na produtividade e faturamento da empresa, mas quando ela é realizada de maneira adequada, é possível estabelecer novas estratégias de precificação através dos produtos com maior valor agregado ou com maior margem de contribuição.

Objetivos da gestão de custos

Fornecer um cenário mais seguro ao definir a margem de lucro de cada item é um dos principais objetivos da gestão de custos, pois a formação de preço do produto/serviço está ligada à apuração das empresas.

Um bom gerenciamento de gastos influencia diretamente nos resultados da empresa. Portanto, ela deve avaliar:

  • Informações sobre o rendimento e o desempenho de todas as atividades empresariais;
  • O controle, planejamento e desenvolvimento das operações;
  • Informações que subsidiam a tomada de decisões.

Principais benefícios

Redução de riscos

Não conhecer a dinâmica dos custos pode levar um negócio ao seu declínio. Nestas situações, há uma imprecisão nos registros de lucratividade gerando grande ameaça para a empresa. Nem sempre alto faturamento é sinônimo de um negócio rentável.

Preços competitivos

Como falamos anteriormente, a precificação está relacionada com todo o custo de produção e operação. Sendo assim, para que esses números sejam reduzidos, é preciso se atentar aos gastos variáveis como insumos, mão de obra e comissões.

É possível elevar a competitividade no mercado com uma gestão de custos assertiva, pois a precificação se torna mais estratégica e evita que os preços sejam determinados às cegas.

Controle de gastos

É possível cortar desperdícios através do exercício da gestão de custos. Assim, fica mais fácil evitar o exagero na hora de comprar os insumos e adquirir a proporção adequada à demanda real das operações. Além disso, também é viável identificar e racionar os serviços quando não estão em uso, reduzindo o valor das despesas fixas.

Mais lucratividade

Com uma gestão de custos assertiva e um bom controle de gastos, os lucros tendem a aumentar. Afinal, quando um negócio é gerenciado com excelência, uma ação tem influência na outra e traz resultados muito positivos.

Neste caso, com menos gastos e despesas menores, a margem de lucro dos produtos se torna maior e possibilita maior competitividade no mercado. Deste modo, nem precisa fazer ações de expansão de vendas para alcançar um resultado.

Aumento de qualidade

Seja no setor de produtos ou serviços, boa administração é sinônimo de qualidade. Com o conhecimento de quais itens fazem mais sucesso entre o público, quais têm o melhor custo-benefício e quais tem maior margem de contribuição, o foco do trabalho vai para o lugar certo.

O resultado é o crescente nível de satisfação dos clientes, já que sempre encontrarão uma demanda maior nos artigos de sua preferência.

Como avaliar os custos do negócio

Para realizar a gestão de custos de uma empresa, é preciso separar e classificar estes custos entre fixos e variáveis.

Custos fixos

São aqueles que não sofrem oscilação ou oscilam muito pouco de um mês para o outro. Por exemplo, aluguéis, salários, taxas bancárias, conta de internet, etc.

Custos variáveis

Aqui enquadram-se as contas que tem seus valores alterados conforme a demanda de seus clientes ou de acordo com o consumo durante a produção ou prestação dos serviços. Por exemplo, impostos, comissões, horas extras, manutenções, etc.

 

Depois de levantar todos os gastos e classificá-los, deve-se realizar o registro de todos eles. Desta maneira, os investimentos desnecessários são identificados e eliminados.

Principais custos de um negócio

É fundamental conhecer todos os custos da operação de uma empresa para poder efetuar o gerenciamento desta e estar menos vulnerável a eventuais crises. Um negócio que pratica uma boa gestão de custos pode, inclusive, encontrar boas oportunidades em momentos de recessão econômica.

 

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Mão de obra

Sejam trabalhadores contratados, temporários ou freelancers. Colaboradores de uma maneira geral fazem parte da operação de uma empresa e precisam ser remunerados.

A pagamento dessas pessoas deve ser considerado com máxima atenção na gestão de custos.

Infraestrutura

Qualquer negócio precisa de uma infraestrutura básica para que possa funcionar, até negócios digitais. Portanto, todos as despesas com a infraestrutura deve ser levada em conta; desde ferramentas tecnológicas até aluguel do espaço, conta de luz, internet, equipamentos, etc.

Transporte

É obrigatório que as empresas arquem com o transporte de seus colaboradores. Este custo é frequente e precisa ser contabilizado como uma saída no fluxo de caixa.

Impostos

No Brasil, a carga tributária é grande e com rígida fiscalização. Por isso é imprescindível que sejam adotadas medidas de controle e estratégias para estar em dias com essas obrigações e não perder dinheiro com a falta de planejamento tributário.

Como fazer uma boa gestão de custos

O gerenciamento das despesas de uma empresa é uma medida essencial para garantir uma boa saúde financeira. A ausência deste gerenciamento ou a realização errônea deste pode acarretar na queda da produtividade e do faturamento e no risco de praticar preços pouco competitivos, podendo comprometer a margem de lucro, o volume de vendas e até a sobrevivência do negócio.

Os ganhos e os gatos aumentam gradativamente, então essa conta deve ser feita de forma sistêmica para que nenhum dado fique de fora. Os principais pilares de uma boa gestão de custos são:

  • Controle: acompanhamento detalhado dos custos fixos, variáveis e as perdas no estoque;
  • Equilíbrio: o encontro da melhor relação de custo-benefício, ou seja, preço e qualidade. Este equilíbrio deve ser considerado tanto na compra de matéria-prima, como na venda dos seus produtos;
  • Coleta rigorosa dos dados: qualquer imprecisão pode distorcer os resultados finais, portanto, opte por um software de gestão de custos para garantir exatidão.

Os principais erros que você deve evitar

Perdas do estoque

Elas acontecem inevitavelmente, mas devem ser incluídas no controle dos gastos. Para isso, contabilize todos os produtos armazenados e calcule o índice de depreciação. Este cálculo deve ser considerado na hora de construir os preços de venda e na avaliação dos resultados.

Preço de custo e de venda

Antes de definir o preço da venda do seu produto ou serviço, você deve definir uma margem de lucro para seu negócio. Depois, calcular o custo da produção ou da prestação do serviço e as despesas variáveis como impostos e comissões.

O preço de venda deve ser o resultado da soma destes três fatores. Não definir a margem de lucro desejada é um grande erro.

Investimento em tecnologia

Além de reduzir o custo de operações complexas, os sistemas de gestão são grandes aliados no gerenciamento do negócio. Afinal, aceleram todos os procedimentos ligados ao controle de custos, armazenamento de informações, gestão de compras e vendas, entre outros.

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa representa tudo o que entra e sai da empresa e contém informações preciosas para a gestão de custos. É ele que vai indicar se a empresa está tendo lucro ou prejuízo.

Embora seja satisfatória observar a entrada de dinheiro, ela pode não ser proporcional à saída e conter um desequilíbrio. Sendo assim, não prestar atenção neste item é um grande erro na hora da tomada de decisões. 

Existem softwares especializados para não deixar nada passar batido e otimizar o tempo na gestão do negócio.

Ausência de gestão de custos

Uma empresa tem muito a perder quando deixa de lado as medidas de gestão de custos. Os principais impactos da falta de um gerenciamento adequado são:

  • Riscos: sem um controle de gastos, o negócio fica muito mais vulnerável aos fatores externos;
  • Equívocos: não há como tomar decisões inteligentes sem um gerenciamento inteligente. Conhecendo o perfil financeiro da empresa e tendo uma visão global das entradas e saídas, é possível tomar decisões mais assertivas e estratégicas para o futuro da empresa;
  • Queda dos lucros: um negócio lucrativo nem sempre é o que vende mais. Ou seja, um dos impactos da ausência de controle financeiro é a queda da lucratividade.

 

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