Série: Contabilidade Produtiva – Google Docs

Tempo de leitura: 3 minutos

Já pensou em criar documentos em formato compatível com o Word, independentemente do dispositivo que esteja utilizando, e armazená-lo em um ambiente seguro, o qual pode ser acessado remotamente, via Internet, a qualquer momento? Pois bem, o Google Docs traz essa incrível possibilidade à tona.

O Docs faz parte da suíte de ferramentas colaborativas do Google Drive, já abordado em nossa série Contabilidade Produtiva. Assim como as Planilhas Google, o Docs permite criar, ler e compartilhar arquivos de diversos formatos.

Qual é a relevância dessa ferramenta para o contador? Muito grande! Afinal, a Contabilidade vem acompanhando a transformação digital, de modo que a maioria dos processos contábeis seja realizada via web. Exemplo: a obrigatoriedade no uso do SPED e do certificado digital.

Abaixo, numa breve apresentação de suas características e recursos, vejamos os motivos que levam o Google Docs a contribuir, significativamente, com a rotina de contabilidade em pequenos escritórios. Vamos começar?

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Flexibilidade com outros formatos

Se você possui uma infinidade de documentos importantes, criados a partir de programas como o Microsoft Word, saiba que eles podem ser armazenados, convertidos, lidos e editados no Google Docs.

Contudo, a compatibilidade do serviço é abrangente, envolvendo, além dos arquivos de extensão DOC, formatos como PDF, ePUB, ODT (Open Document), RTF (Rich Text) e até mesmo HTML.

Inclusive, isso faz do Google Docs um meio prático de converter documentos. Você pode importar arquivos à vontade, ciente de que as ações não retornarão mensagens de erros. Isso é muito importante na troca de documentos digitais entre equipe e clientes!

Mobilidade de acesso à conta do Google Docs

Graças à tecnologia de armazenamento em nuvem do Docs, é possível acessar os arquivos de qualquer dispositivo conectado à Internet.

Supondo que o contador precise deixar o escritório durante o dia, justamente quando há tarefas importantes a serem feitas. Diante da situação, como impedir que a ausência prejudique o andamento dos processos e a comunicação?

Graças à alta disponibilidade e aos recursos de sincronização entre usuários, o contador continuaria trabalhando de onde estivesse, bastando que o seu dispositivo (notebook, por exemplo) estivesse conectado à Internet.

Recursos de controle e gerenciamento

Vamos supor que você lidere uma equipe de contadores. Agora, imaginemos que parte da equipe tenha de se dedicar a um processo, enquanto os demais são incumbidos de outra tarefa. Como segmentar os colaboradores de acordo com as respectivas atividades?

No Google Docs, isso pode ser feito por meio do gerenciamento de usuários. Esse recurso permite ao administrador da conta (no caso, você) determine quem está autorizado a acessar determinado documento.

Complementarmente, a ferramenta dispõe de um mecanismo de controle que faz o mapeamento das ações de cada integrante da equipe. Assim, pode-se saber quando, quem e o que foi modificado no documento, pois o Google Docs mapeia ações e, também, guarda as versões antigas do conteúdo.

Gratuidade da aplicação

Um dos benefícios mais interessantes — sobretudo a quem está iniciando na área — é o custo zero. Evidentemente, há programas gratuitos e funcionais, como o LibreOffice Writer, porém o Google Docs oferece armazenamento online e todas as vantagens da computação em nuvem.

Como vimos neste artigo, o Google Docs é uma ferramenta muito útil, acessível (e viável) a escritórios contábeis e home office. Em um mundo tão conectado, seja pessoal, seja corporativamente, um serviço que integra equipes e clientes tende a fazer diferença.

Você já tem experiência com essa ou outras ferramentas do tipo? Compartilhe-a conosco nos comentários!

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