Você já ouviu falar em serviços como Google Drive e Dropbox, não é mesmo? Tratam-se de soluções de computação em nuvem disponíveis ao público em geral, sendo elas as preferidas dos usuários quando o assunto é armazenamento e sincronização. É sobre elas, inclusive, que falaremos em mais este artigo da série Contabilidade Produtiva.
Legal, mas por que um escritório contábil — ou um contador online, por exemplo — precisa contar com esse tipo de serviço? Simples: com a Contabilidade cada vez mais digital, um espaço seguro para armazenar e compartilhar documentos é essencial. Sem isso, é necessário recorrer a mecanismos menos seguros e não muito ágeis, como o email.
Com intuito de tornar os benefícios mais evidentes, vejamos, neste conteúdo, os principais recursos inseridos nesses serviços, destacando os modos como eles podem ajudá-lo em seu projeto. Vamos começar?
Suíte de aplicativos de colaboração
Tanto o Drive quanto o Dropbox oferecem aos usuários um conjunto de aplicativos complementares que fazem deles soluções completas para armazenamento e compartilhamento de arquivos em nuvem. No caso do Dropbox, é possível integrar aplicativos de terceiros.
Vale ressaltar, também, a integração com o pacote Office 365, da Microsoft, que permite a criação de arquivos e subi-los para a sua conta na nuvem repleta de recursos presente na aplicação.
Administração de usuários e dispositivos
O controle é uma das características mais interessantes em ambas as soluções. É possível, por exemplo, selecionar os colaboradores para trabalhar em determinado documento, bem como mapear as ações de cada um — recurso que ajuda a medir a contribuição individual.
Nesse quesito o Dropbox ganha destaque. Isso porque ele permite o bloqueio de dispositivos, ou seja, não importa se o usuário tem as credenciais da conta: elas não funcionarão no aparelho se ele estiver bloqueado ou se apenas determinados dispositivos estiverem autorizados.
Digitalização de documentos online
Tanto no Google Drive quanto no Dropbox a digitalização de documentos está presente. Mas como isso funciona, exatamente? Vamos supor que um comprovante de pagamento seja impresso no caixa eletrônico e você queira transformá-lo em documento digital.
Em vez de aguardar o acesso a uma impressora e fazer todo o processo necessário, basta tirar uma foto do papel e, em seguida, enviá-lo ao aplicativo e selecionar a opção de digitalização. Automaticamente, a foto é convertida em PDF.
Compartilhamento seguro de arquivos
Os recursos de segurança no compartilhamento de arquivos é, também, fator que faz do Dropbox e Google Drive ferramentas confiáveis. Primeiramente, em vez de anexos (como no email) e uploads, o serviço gera um link compartilhável, o que traz mais controle.
Esse compartilhamento pode: ser público ou só para o destinatário do link; ter uma data de validade; ser protegido com uma senha; entre outras configurações. Portanto, essas aplicações asseguram que o acesso se restringe a pessoas autorizadas.
São recursos excelentes, não acha? Eles se tornam ainda mais atrativos ao considerarmos a utilização do Dropbox ou Google Drive em conjunto com outras ferramentas de produtividade que já mencionamos no blog, como Trello e Slack. Sem dúvidas, a falta de colaboração deixará de ser um obstáculo.
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