Normalmente as empresas acumulam diversos documentos que são importantes e que devem ser preservados por diferentes períodos, de acordo com a sua importância. Por este motivo, a guarda de documentos é essencial e trata-se não só de uma exigência legal, mas também por proteger a empresa de uma eventual fiscalização ou reclamatória trabalhista.
Vale destacar que apesar da LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, mencionar que os documentos que contém dados pessoais e que não são mais utilizados deverão ser descartados, neste caso, os documentos de guarda obrigatória, não devem ser descartados antes do prazo estabelecido, pois eles atendem há dois princípios da LGPD, o princípio da Finalidade e o da Necessidade, ou seja, são dados para fins de comprovação legal.
Mas você sabe quais são os prazos estabelecidos para os documentos trabalhistas, previdenciários e FGTS?
Confira a seguir!
Prazos
2 anos
- Comunicado de Aviso Prévio
- Carta de Pedido de Demissão
- TRCT – Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho
_______________________________________________________________
5 anos
- Acordo de Compensação de Horas
- Acordo de Prorrogação de Horas
- Autorização de Desconto (ex: autorização de desconto de contribuição sindical, vale transporte)
- Controle de Ponto
- Recibo de Pagamento de Salário (holerites)
- Recibo de Pagamento de Adiantamento Salarial
- Recibo de Pagamento de Férias
- Recibo de Pagamento de Abono Pecuniário
- Recibo de Pagamento de 13º Salário
- Recibo de Vale-Transporte
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (recibo de entrega)
- Requerimento do Seguro Desemprego – SD e Comunicado de Dispensa – CD
- Recibo de Entrega da RAIS
- Toda documentação referente ao IRRF
- GRCS – Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical
- Folha de Votação de Eleição da CIPA
- Mapa Anual de Acidente de Trabalho
- GPS – Guia da Previdência Social
Observação
Se tratando da GPS e de toda documentação previdenciária como, atestados médicos, CAT e comprovantes de pagamentos de benefícios reembolsados pelo INSS como Salário Família e Salário Maternidade, há quem entenda que o prazo de guarda desses documentos são de 10 anos, porém o direito da seguridade social de apurar e constituir seus créditos extingue-se no prazo de 5 anos, portanto cabe ao empregador adotar a interpretação que entender mais adequada e se prevenir diante de eventuais questionamentos pela fiscalização.
_______________________________________________________________
10 anos
- Comprovante de Cadastramento do PIS/PASEP
- Recibos de Salário-Educação e Documentos de Convênios
- Sistemas Eletrônicos de Dados de Natureza Contábil, Fiscal, Trabalhista e Previdenciária
_______________________________________________________________
20 anos
- PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (exames médicos admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional)
- PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
_______________________________________________________________
30 anos
- Documentos de Depósitos do FGTS
- Guia de Recolhimento do FGTS
- Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS
_______________________________________________________________
Prazo Indeterminado
- Livros de atas da CIPA
- Livro de Inspeção do Trabalho
- Livros e Fichas de Registro de Empregados
- Contratos de Trabalho firmados entre empregador e empregado
Como fazer a guarda dos documentos?
Ter alguns cuidados no que se refere à guarda de documentos trabalhistas é fundamental, visto que estes documentos são uma garantia de segurança jurídica e de cumprimento da legislação.
Por isso, dispor de um espaço físico adequado com armários de escritório é uma alternativa.
Muitos papéis também podem ser digitalizados, utilizando dispositivos externos (HDs) e o armazenamento em nuvem.
Além disso, uma outra alternativa é a contratação de empresas especializadas na guarda e gestão de documentos.
Lembrando que no caso de manter os documentos em um espaço físico, devem ser guardados em um local limpo e livre da umidade para não comprometer sua integridade.
