Você já ouviu falar em livros contábeis, certo? Eles são conhecidos como elementos críticos para toda e qualquer empresa que preza pelo controle e pela organização. Além disso, alguns deles são obrigatórios por lei (recomendo consultar a Interpretação Técnica Geral 2000).
Outro ponto importante em relação aos livros contábeis é o fato de que, segundo a Resolução nº 1.330/11 do Conselho Federal de Contabilidade, eles são de atribuição e responsabilidade exclusivas do profissional da contabilidade legalmente habilitado. Ou seja, a figura do contador é necessária no processo de escrituração.
Por parte do profissional das Ciências Contábeis, no entanto, cabe o devido conhecimento das leis e normas técnicas, bem como a função de cada um dos livros contábeis, sobretudo os principais deles, como: Livro Razão, Livro Caixa e Livro Diário.
Sendo assim, que tal explorarmos o assunto mais profundamente? Neste artigo especial sobre a escrituração contábil, você aprenderá o que são os livros contábeis e seus diferentes tipos. Vamos começar?
O que são livros contábeis?
Os livros contábeis são registros de operações envolvidas nos negócios, isto é, escriturações contábeis. As informações registradas nesses livros são fundamentais para que a empresa compreenda a sua própria identidade, pois elas exibem o histórico e o panorama atual — detalhe que ajuda a elaborar planejamentos mais precisos.
Por meio dos livros contábeis é possível entender, por exemplo, como a empresa chegou a determinado resultado de Balanço Patrimonial. Afinal todas as operações de crédito e débito estão presentes nos relatórios.
Aliás, existem diferentes tipos de livros contábeis com os quais uma empresa deve trabalhar. Os principais deles são os livros Diário e Razão, embora os demais (considerados facultativos) também contribuam significativamente para a análise de desempenho contábil.
Vale ressaltar, contudo, que os livros geralmente facultativos são obrigatórios em casos específicos — ou seja, não são livres de obrigatoriedade. No caso do Livro de Registro de Duplicatas, por exemplo, há situações em que a companhia deve apresentar a escrituração à Receita Federal.
A influência digital nos processos de escrituração
Com os incentivos do governo para a modernização do processo de escrituração, a autenticação dos livros atualmente pode ser realizada por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) desde que se apresente, também, a Escrituração Contábil Digital (ECD).
A Receita Federal já definiu, inclusive, a agenda para cada tipo de empresa comece a utilizar o EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) — a tendência é que até 2021 a obrigação vigore para todos os contribuintes.
Sem dúvida nenhuma, o uso de sistemas de escrituração digital torna o processo mais fácil e menos burocrático. Cabe ao contador, todavia, entender como operar o sistema e as necessidades para validar as transferências de informação — uso de certificado digital, por exemplo.
Portanto a dica é: aprenda a utilizar os principais sistemas contábeis do mercado. Estamos falando de um requisito cada vez mais imprescindível nas entrevistas de emprego. Outro ponto relevante é a formalidade acerca das escriturações contábeis.
Formalidades da escrituração contábil
A escrituração contábil é feita com respeito às leis e normas vigentes no país — no caso, as Normas Brasileiras de Contabilidade. Logo, qualquer desobediência ou irregularidade sujeita o relatório à invalidação e a possíveis penalidades (multas), consequentemente.
De acordo com as Normas Brasileiras de Contabilidade quanto à escrituração contábil, ela deve ser realizada com observância aos Princípios de Contabilidade, além de conter registros em níveis de detalhe proporcionais à complexidade das operações corporativas e dos requisitos a elas aplicáveis.
Ou seja, a normativa não estabelece o quão detalhado deve ser o relatório, porém ele deve conter os seguintes itens:
- data do registro contábil, ou seja, a data em que o fato contábil ocorreu;
- conta devedora;
- conta credora;
- histórico que represente a essência econômica da transação ou o código de histórico padronizado, neste caso baseado em tabela auxiliar inclusa em livro próprio;
- valor do registro contábil; e
- informação que permita identificar todos os registros que integram um mesmo lançamento contábil.
O conteúdo de cada escrituração contábil deve ser elaborado “em idioma e em moeda corrente nacionais; em forma contábil; em ordem cronológica (dia, mês e ano); sem espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras ou emendas; e com base em documentos de origem externa, interna ou que comprovem os fatos contábeis” (NBC TG – Escrituração Contábil).
Quer saber as demais formalidades que acompanhem os livros contábeis? Neste link, você tem acesso a mais detalhes sobre a norma. Agora, sem mais delongas, vamos conhecer os principais tipos de livros contábeis!
Quais são os principais tipos de livros contábeis?
Neste tópico, abordaremos mais especificamente os livros contábeis obrigatórios ou essenciais — como é o caso do Livro Caixa, facultativo. Além do Caixa, vamos aprender o básico sobre o Livro Diário e o Livro Razão.
Livro Razão
Marion (2009) define que o Livro Razão consiste no agrupamento de valores em contas de mesma natureza e de forma racional, de modo que o registro das contas seja realizado individualmente.
A individualização no registro de contas oferece muitas vantagens, pois ela torna possível o mapeamento de todas as transações que ocorrem na empresa, sobretudo quando é feito o desdobramento de uma conta — já chegaremos lá.
Na prática, o Livro Razão é composto de contas que correspondem a elementos que influenciam diretamente no Balanço Patrimonial. Tomando como exemplo uma loja qualquer, sabe-se que os ativos estão atrelados à venda de mercadorias.
As mercadorias estão diretamente ligadas ao conceito de estoque, enquanto em termos financeiros elas envolvem entrada de dinheiro imediato ou a prazo (duplicatas a receber). O crédito movimenta a conta bancária e leva a aquisições de mais produtos com o fornecedor.
Percebeu que estamos segmentando as contas? Isso é uma evidência de que estamos trabalhando com Razão. Contudo, a Razão pode ser tanto generalista quanto específica, isto é, Razão Sintética e Razão Analítica.
Razão Sintética x Razão Analítica
Enquanto a Razão Sintética é aplicada similarmente ao exemplo da loja, a Analítica serve para fragmentar uma determinada conta. Abaixo, confira três exemplos didáticos de como a Razão Analítica é praticada.
Situação #1: a empresa trabalha com quatro instituições financeiras e todas as contas são movimentadas. Sendo assim, em vez de manter uma só conta para elas, é interessante dividi-la em quatro partes: Banco 1, Banco 2, Banco 3 e Banco 4.
Situação #2: um comércio de eletrônicos precisa controlar as informações sobre os fornecedores. Nesse caso, convém criar uma conta analítica para cada um deles: Fornecedor de hardware, Fornecedor de smartphones, Fornecedor de acessórios etc.
Situação #3: uma determinada fábrica tem de administrar as parcelas de empréstimos que recebeu. Para organizar os débitos adequadamente, o contador deve criar contas auxiliares correspondentes a cada instituição de crédito, assim como nos exemplos anteriores.
Livro Diário
Obrigatório a todas as empresas e exigido por lei (artigo 5º da lei de nº 483), o Livro Diário registra as operações contábeis cronologicamente (dia, mês e ano), aplicando o método de partidas dobradas (a individualização por contas).
De certa forma, ele é bastante similar ao Livro Razão, porém ele se refere às operações lançadas diariamente — embora o Livro Diário possa ser escriturado mensalmente.
Outra diferença significativa é a formalidade. Nesse quesito, o Livro Diário é mais rigoroso quando feito manual ou mecanicamente, porém o departamento de Contabilidade pode optar entre as formalidades extrínsecas e intrínsecas.
Formalidades extrínsecas x intrínsecas
Formalidades extrínsecas são adotadas para prevenir o livro de violações. Nesse caso, o livro deve ser elaborado a partir de uma série de requisitos e ser autenticado pela Junta Comercial do estado.
As intrínsecas servem para garantir a autenticidade dos fatos registrados. Para isso, os fatos são registrados conforme ocorridos, ou seja, seguindo rigorosamente a ordem cronológica.
Livro Caixa
O Livro Caixa é obrigatório somente às empresas do regime Simples Nacional, mas altamente recomendado para todas as empresas; visto que as informações registradas nele servem de suporte para a elaboração do Livro Diário.
A principal característica do Livro Caixa é a simplicidade com a qual são feitos os registros. Na prática, os dados são inseridos cronologicamente e só dizem respeito às transações do caixa, isto é, entrada e saída de dinheiro.
Todavia, quando obrigatório, este livro deve conter os termos de abertura e encerramento, assinaturas e autenticação.
Agora que já passamos pelos livros contábeis mais relevantes, que tal conferirmos alguns dos livros considerados “complementares”?
Quais são os livros considerados complementares?
Os livros complementares (ou auxiliares, se preferir) são aqueles que não representam, necessariamente, um dever para todas as companhias. Geralmente, eles têm a função de ajudar a organizar e controlar as informações contábeis, tornando a Contabilidade mais eficiente.
Nesse sentido, exploraremos os seguintes livros de escrituração contábil:
- Livro de Inventário;
- Livro de Registro de Duplicatas; e
- Livros de Entrada e de Saída de Mercadorias.
Vamos a eles!
Livro Inventário
Como o próprio nome diz, o Livro de Registro de Inventário é utilizado para registrar o estoque de mercadorias da empresa. É o caso de fábricas e estabelecimentos que vendem produtos, por exemplo.
Portanto a sua elaboração se torna obrigatória sempre que a companhia mantém produtos estocados no período de balanço; que pode ocorrer trimestralmente ou anualmente — a primeira opção é válida somente para empresas que atuam no regime de lucro real.
Que tipo de itens devem ser registradas no Livro de Registro de Inventário? Resposta: mercadorias, materiais de embalagem, matérias-primas, produtos manufaturados e em fabricação, contanto que eles estejam estocados nos dias de balanço.
Livro Registro de Duplicatas
O Livro Registro de Duplicatas é opcional para as empresas, exceto quando é adotado um regime no qual ocorra vendas de mercadorias que gerem duplicatas. Segundo a Lei de nº 5.474, que dispõe acerca das Duplicatas, elas devem conter as seguintes informações:
- denominação “duplicata”, a data de sua emissão e o número de ordem;
- número da fatura;
- data certa do vencimento ou a declaração de ser a duplicata à vista;
- nome e domicílio do vendedor e do comprador;
- importância a pagar, em algarismos e por extenso;
- praça de pagamento;
- cláusula à ordem;
- declaração do reconhecimento de sua exatidão e da obrigação de pagá-la, a ser assinada pelo comprador, como aceite, cambial; e
- assinatura do emitente.
Portanto, quando ocorre a emissão desse documento, o vendedor é obrigado a escriturar o Livro de Registro de Duplicatas. No conteúdo do livro são dispostas as duplicatas registradas cronologicamente, incluindo:
- número de ordem;
- data e valor de cada fatura expedida;
- nome e domicílio do cliente etc.
Quanto à formalidade do Livro de Registro de Duplicatas (em forma não digital), a lei, assim como as normas brasileiras, estabelece que nenhum tipo de rasura, borrões, emendas ou entrelinhas estejam presentes no documento.
Livros de Entrada e Saída de Mercadorias
Os livros de Registro de Entrada e Saída de Mercadorias são obrigatórios para quem atua no setor comercial. Eles são voltados à escrituração de documentos fiscais que conferem a entrada e saída de mercadorias, respectivamente.
Além do registro desses fatos, a Contabilidade deve considerar, também, as aquisições de serviços de transporte e comunicação por parte da empresa, procedência e destino da mercadoria, impostos, discriminação, entre outros fatores.
A elaboração desse livro ocorre similarmente ao Livro Diário, visto que as operações devem ser inseridas de maneira individual e cronologicamente, na ordem exata da entrada / saída (independentemente da natureza) de cada produto que transitou pelo estabelecimento.
Contudo, todos os registros que envolvam alíquotas de impostos e natureza de operações devem estar de acordo com o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP).
Viu como os livros contábeis são elementares para estabelecer o controle financeiro de uma empresa? Em adição à importância dos livros, destaca-se a crescente necessidade do contador em dominar os sistemas contábeis disponíveis no mercado, visto que a escrituração digital já deixou de ser uma tendência — ela é uma realidade.
O que achou desta abordagem sobre os livros contábeis? Se você aprendeu os conceitos e curtiu o conteúdo, compartilhe-o com os seus amigos nas redes sociais!
