Série: Contabilidade Produtiva – Organizador de tarefas

Dando continuidade à série Contabilidade Produtiva, neste artigo falaremos um pouco sobre organizador de tarefas. O que é isso? É um tipo de tecnologia desenvolvido para ambientes corporativos e profissionais (contador online, por exemplo), possibilitando a boa organização de todas as atividades envolvidas no negócio.

Não é novidade alguma que a organização é fundamental para a produtividade, não é mesmo? Sem ela, a tendência é que esqueçamos de concluir tarefas ou pior: sequer lembremos da existência delas. Ademais, um organizador de tarefas ajuda bastante na hora de planejar a rotina de trabalho.

Todavia, vale ressaltar que os benefícios de ferramentas dessa natureza não se resumem a isso. Dependendo da solução que vier a implementar, um só serviço é capaz de substituir outras aplicações de uma só vez, agilizando e facilitando o dia a dia do colaborador.

Para melhor elucidarmos o tema, você aprenderá no presente conteúdo: o que são organizadores de tarefas; funcionalidades e benefícios comuns entre as ferramentas; e quais são as soluções mais populares. Pronto para começar?

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O que é um organizador de tarefas?

Imagine uma mesa de escritório repleta de bloco de notas adesivas; cada uma delas contendo descrições das tarefas em aberto. Você já se deparou com essa prática alguma vez, certo? Pois saiba que ela pode ser substituída por um mecanismo mais eficiente e sem bagunça: o organizador de tarefas.

Estamos falando de aplicações online (apps e programas de computador, também) que permitem ao usuário criar grupos e listas de atividades segmentadas. Ainda não ficou claro? Então vamos a um breve exemplo.

Uma empresa tem um conjunto e departamentos a gerenciar (Contabilidade, RH, Processos Internos, Marketing, Vendas, entre outros). Os executivos, por sua vez, incumbem-se de delegar atividades e estabelecer metas aos gerentes de cada departamento.

Para atingir as metas atribuídas ao setor, cada gerente / diretor planeja ações e, então, cria metas e tarefas aos subordinados. O gerente contábil, por exemplo, direciona tarefas específicas a cada um dos contadores da equipe. Já pensou no tempo que seria desperdiçado sem uma ferramenta para organizar tantas tarefas?

Com o organizador de tarefas, todos os envolvidos têm acesso simultâneo a todas as informações, as quais ficam dispostas numa plataforma online (de preferência), acessível de qualquer lugar, a partir de qualquer dispositivo.

Dessa maneira, é possível tanto criar as tarefas quanto acompanhar o progresso delas, deixando todo o processo mais rápido e dinâmico.

Que funcionalidades esse tipo de ferramenta costuma trazer?

Há diversas aplicações para organizar tarefas e que podem nos ajudar de várias maneiras. Deixando a ideia um pouco mais clara, imaginemos o seu ambiente de trabalho: um home office, por exemplo.

A princípio, você precisará de ferramentas que o deixem inteirado das atividades a realizar. As soluções existentes para isso costumam oferecer recursos bastante úteis, como anotações, lembretes, cronogramas, segmentação de tarefas, entre outras funcionalidades de gerenciamento e colaboração.

Presumindo que trabalhe em equipe, um bom organizador de tarefas é capaz de direcionar as tarefas às pessoas certas, bem como exibir o status e o progresso de cada atividade, dando ao administrador uma visão panorâmica dos processos internos do escritório.

Quais são as principais soluções disponíveis?

Agora que você já entende o que esse tipo de aplicação pode fazer, resta saber quais são as principais soluções, pagas e gratuitas, para deixar o seu ambiente de trabalho organizado. Abaixo, uma breve relação das ferramentas mais populares:

  • Trello, já apresentado em nossa série;

  • Wrike: ferramenta completa para gerenciar fluxo de trabalho;

  • Asana: similar ao Wrike, trata-se de uma plataforma intuitiva e repleta de funcionalidades;

  • Todoist: solução gratuita utilizada por grandes empresas que ajuda o profissional a controlar suas atividades;

  • Remember The Milk: ótima aplicação baseada em listas, a qual envia ao usuário notificações de tarefas pendentes via Twitter, Skype, Hangouts, entre outros meios.

Como vimos neste conteúdo, o essencial papel do organizador de tarefas pode ser desempenhado por uma vasta gama de aplicações (algumas delas pagas e outras, não). Considerando um ambiente de escritório contábil pequeno, as ferramentas gratuitas dão conta do recado.

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1 comentário


  1. boa noite adiquiri um curso de INSS de vocês e passei pelo cartão ,mas até agora não veio informações pra eu acessar o curso. por favor fico aguardando resposta att Solange Azevedo costa

Comentários encerrados.