Procedimentos e Obrigações do Simples Nacional

Procedimentos e Obrigações do Simples Nacional

Você conhece as Obrigações do Simples Nacional?

O Simples Nacional é um regime compartilhado de arrecadação, cobrança e fiscalização de tributos aplicável às microempresas e empresas de pequeno porte, previsto na Lei Complementar 123/2006. 

Esse regime é considerado simplificado e menos burocrático, principalmente pela unificação de seus impostos, entretanto, existem Procedimentos e Obrigações do Simples Nacional, mensais e anuais, que devem ser realizados dentro dos prazos estipulados, garantindo o cumprimento da legislação.

Essas Obrigações do Simples Nacional se referem a documentos exigidos para garantir que a empresa esteja em dia e regulamentada com a União, os estados e os municípios, cumprindo o pagamento de impostos e seguindo todas as normas regulamentadas por lei. 

Tipos de Obrigações do Simples Nacional

É importante saber que existem duas modalidades de obrigações do Simples Nacional, sendo elas as acessórias e as principais. 

  • Obrigações Acessórias: Declarações enviadas de forma periódica, mensais, trimestrais ou anuais, contendo dados sobre a empresa, suas atividades e a de seus colaboradores. Essas declarações no geral, devem ser preenchidas periodicamente pelos contadores e enviados dentro do prazo. 
  • Obrigações Principais: Recolhimento de tributos. Pagamento efetivo de impostos, taxas e contribuições tributárias. 

Procedimentos e Obrigações do Simples Nacional – passo a passo definitivo 

1.PGDAS-D

A primeira Obrigação do Simples Nacional é o envio mensal dos tributos devidos, através do Programa Gerador de Documentos de Arrecadação do Simples Nacional Declaratório (PGDAS-D).

Após a entrega dessa declaração mensal, é possível realizar a emissão do DAS (Declaração Anual do Simples Nacional) no sistema. O DAS íntegra 8 tributos em uma única guia e deve ser pago obrigatoriamente até o dia 20 de cada mês. 

Conheça os tributos inseridos: 

  • Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ);
  • Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido (CSLL);
  • Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
  • Programa de Integração Social (PIS);
  • Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
  • Contribuição Patronal Previdenciária (CPP);
  • Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
  • Imposto Sobre Serviços (ISS).

As informações prestadas no PGDAS-D têm caráter declaratório, tendo valor de confissão de dívida e, portanto, justificam a exigência dos tributos e contribuições que não tenham sido recolhidos.

Para acessar o PGDAS-D, basta acessar o portal do Simples Nacional e gerar um código de acesso através da aba PGDAS-D e DEFIS.

2.DEFIS

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS),  é uma obrigação acessória anual para empresas que estão sob o regime do Simples Nacional e tem por objetivo, apresentar à Receita Federal informações econômicas e fiscais que demonstram a situação e a regularidade das empresas. 

Devem constar os seguintes dados na DEFIS:

  • Ganhos de Capital;
  • Quantidade de empregados ao início e ao fim do período de abrangência;
  • Valor do lucro contábil apurado – nos casos em que Microempresas e Empresas de Pequeno Porte tenham auferido lucro superior ao limite da categoria;
  • Identificação e rendimentos dos sócios*;
  • Saldo em caixa/banco ao início e ao fim do período de abrangência;
  • Total de despesas no período de abrangência – considerando despesas operacionais e não operacionais;
  • Total de aquisições, transferência e saída de mercadorias;
  • Estoque total ao início e ao fim do período de abrangência;
  • Mudanças de endereço do estabelecimento – caso tenha ocorrido no período de abrangência a ser declarado;
  • Autos de infração pagos ou com decisão administrativa – se houver;
  • Informações sobre prestação de serviços de transporte e carga interestadual;
  • Prestação de serviços de comunicação.

Instituída pela Resolução CGSN 94 de 29/11/2011, a DEFIS tornou-se obrigatória desde a criação do Simples Nacional, em 2006, sob a lei complementar n° 123, artigo 25. 

A entrega da DEFIS é realizada através do próprio site do Simples Nacional e o prazo máximo para entrega é até o dia 31 de março de cada ano. Lembrando que você contador, deve sempre se antecipar com prazos e se organizar para realizar todas as suas entregas. 

3.(DESTDA)

A terceira Obrigação do Simples Nacional, a Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação é o documento que reúne diferentes informações sobre o ICMS. 

Para quem não está habituado, o ICMS é um imposto estadual e pode variar bastante de estado para estado. Para apresentar esse documento, é preciso constar as seguintes informações:

  • O ICMS retido como Substituto Tributário – (operações antecedentes, concomitantes e subsequentes)
  • O ICMS devido em operações com bens ou mercadorias sujeitas ao regime de antecipação do recolhimento do imposto, nas aquisições em outros Estados e no Distrito Federal.
  • O ICMS devido em aquisições em outros Estados e no Distrito Federal de bens ou mercadorias, não sujeitas ao regime de antecipação do recolhimento do imposto, relativo à diferença entre a alíquota interna e a interestadual.
  • O ICMS devido nas operações e prestações interestaduais que destinem bens e serviços ao consumidor final não contribuinte do imposto.

O DESTDA é uma obrigação mensal para micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional e o seu objetivo é declarar o ICMS, simplificando a obrigação tributária de operações interestaduais. 

Se a empresa for optante do Simples Nacional e fizer operações interestaduais, terá que fazer o pagamento do diferencial de alíquota

A entrega da DESTDA pode ser realizada através do Sistema Eletrônico de Documentos e Informações Tributárias do Simples Nacional) – SEDIF-SN

4.eSocial 

O sistema do eSocial reúne todos os dados fiscais, previdenciários e trabalhistas dos colaboradores de uma empresa e agiliza o trabalho para cumprir todas as obrigações vigentes.

Por meio desse sistema, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.

É primordial que os optantes do Simples Nacional deixem o eSocial atualizado, enviando as informações abaixo, conforme os prazos estabelecidos

  • Admissões e demissões de funcionários;
  • Folha de pagamento;
  • Reajustes salariais;
  • Mudanças de horário de trabalho;
  • Alterações de jornada;
  • Aviso prévio;
  • Comunicação de acidentes de trabalho.

A entrega das obrigações acima deve ser realizada até o dia 15 do mês seguinte à folha de pagamento, e até o dia 20 de dezembro para a folha do 13° salário.

5.EFD – Reinf 

A Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD Reinf ), foi instituída em 2017 pela Instrução Normativa RFB nº 1767, de 14 de dezembro, e agora é regida pela Instrução Normativa RFB nº 2043, de 12 de agosto de 2021

A EFD tem por objeto a escrituração de rendimentos pagos e retenções de Imposto de Renda, Contribuição Social do contribuinte exceto aquelas relacionadas ao trabalho e informações sobre a receita bruta para a apuração das contribuições previdenciárias substituídas. Substituirá, portanto, o módulo da EFD-Contribuições que apura a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).

Seu principal objetivo é centralizar as informações que antes estavam dispersas na entrega de outras obrigações acessórias destinadas às contribuições previdenciárias, retenção de impostos de renda e retenções de contribuições sociais. 

Confira as principais informações declaradas na EFD Reinf: 

  • Comercialização da produção e apuração da contribuição previdenciária substituída pelas agroindústrias e demais produtores rurais;
  • Retenções na fonte (IR, CSLL, COFINS, PIS/PASEP) incidentes sobre os pagamentos diversos efetuados a pessoas físicas e jurídicas;
  • Recursos recebidos por ou repassados para associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional;
  • Empresas que se sujeitam à CPRB (cf. Lei 12.546/2011);
  • Serviços tomados ou prestados mediante cessão de mão de obra ou empreitada.

A entrega da EFD Reinf deve ser feita mensalmente, com prazo até o 15° dia do mês subsequente. Seu envio pode ser realizado através do portal web da EFD Reinf, acessando o e-CAC e seguindo todos os passos.

6.DCTF Web

A sexta Obrigação do Simples Nacional, A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais e de outras Entidades e Fundos (DCTF Web), é uma obrigação acessória tributária, em que o contribuinte informa dívidas e débitos referente a constituições do crédito previdenciário e contribuições destinadas a terceiros (INSS). 

Na DCTFWeb, os débitos são pré-preenchidos pelas informações enviadas no eSocial e na EFD-Reinf, ou seja,  os dados que estão no eSocial e na EFD-REINF serão importados para a DCTFWeb, poupando o do trabalho de estar sempre inserindo os mesmos dados, além de facilitar a gestão completa de crédito e débito de valores. 

A DCTF web deve ser entregue mensalmente, até o 15° útil do mês seguinte ao acontecimento dos fatos gerados.

O envio pode ser feito automaticamente pelo eSocial ou através do eCAC. 

Confira os tributos declarados na DCTF Web:

  • Contribuições previdenciárias a cargo das empresas (incidentes sobre a folha de pagamento);
  • Contribuições previdenciárias dos empregadores domésticos;
  • INSS das pessoas físicas sobre o salário contribuição;
  • CPRB – Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (Desoneração da Folha de pagamento);
  • Contribuições devidas pelo produtor rural pessoa jurídica, pela agroindústria e pela associação desportiva que mantém clube de futebol;
  • Outras Entidades ou Fundos (Terceiros).

7.RAIS –  (Será substituída pelo eSocial em 2023)

A Relação Anual de Informações Sociais – RAIS é um documento que reúne todos os dados sociais sobre o setor trabalhista e precisa ser apresentado anualmente pelas empresas inscritas no Simples Nacional. 

A partir do próximo ano (2023) não será mais obrigatório realizar a sua entrega, já que a RAIS será substituída integralmente pelo eSocial. 

Por enquanto a entrega das RAIS segue um calendário de pagamento por grupos e são enviadas através do Programa Gerador de Declaração de RAIS, que pode ser baixado no site do governo.

8.DIRF

A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) é a declaração feita pela fonte pagadora, ou seja, quem efetua pagamentos e retém imposto de renda na fonte. 

Sua finalidade é  informar à Receita Federal os valores de impostos de renda e outras contribuições que foram retidos com pagamentos a terceiros, isso tudo para evitar sonegação fiscal. 

Confira tudo que deve ser declarado na DIRF: 

  • Os rendimentos pagos a pessoas físicas domiciliadas no País;
  • O imposto sobre a renda e contribuições retidos na fonte, dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários;
  • O pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a residentes ou domiciliados no exterior;
  • Os pagamentos a plano de assistência à saúde – coletivo empresarial.

A DIRF deverá ser enviada anualmente à Receita Federal até o último dia útil de fevereiro, em relação ao ano-calendário imediatamente anterior.

O envio pode ser realizado através do Programa Gerador de Declarações.

9.GFIP

A última obrigação do Simples Nacional é o envio da Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social –  GFIP.

Esse documento é obrigatório para todos os empregadores e reúne informações referentes ao FGTS.

Essa declaração é mensal e deve ser entregue todo dia 07 de cada mês. Essas guias podem ser geradas automaticamente no sistema SEFIP e enviadas diretamente dentro do próprio sistema.

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