Em um escritório de contabilidade, o contador e sua equipe precisam encarar uma série de desafios diários. Como por exemplo, manter seu relacionamento com o cliente e, embora esse seja um dos maiores desafios, precisamos estar atentos para fidelizar e surpreender os nossos clientes.
Hoje temos a grande tecnologia ao nosso favor e a boa notícia é que ela acaba sendo uma facilitadora na comunicação entre o contador x cliente. Já que ao usarmos um software contábil, a aproximação entre o cliente e o contador torna-se mais fácil.
Nesse artigo, vamos te mostrar algumas ferramentas que podem te ajudar no relacionamento com o seu cliente.
Portal do Cliente
Você pode utilizar aplicativos em nuvens, por exemplo, google drive, dropbox, e outras ferramentas para compartilhamento de arquivos entre o contador e o cliente, ou vice-versa.
Para isso a empresa de contabilidade precisa fazer um cadastro com o email e ter uma pasta para cada cliente; isso facilitará a entrega das informações com rapidez, agilidade e qualidade. Além disso, os documentos e arquivos podem ser acessados de qualquer lugar e ficam armazenados em nuvem.
Portanto, precisamos nos adequar e utilizar ferramentas que podem nos auxiliar na melhoria da troca de informações para o futuro da sua organização. No mercado existem vários programas em nuvem, é necessário consultar até mesmo o nosso software contábil.
Portal do Departamento Pessoal
Seguindo o mesmo estilo do Portal do Cliente, você poderá elaborar uma pasta só para esses documentos, que com certeza deve consumir muito tempo dos colaboradores. A troca de informações sobre a folha de pagamento, por exemplo, fica mais fácil.
Essa é uma das soluções mais eficientes para descomplicar o caminho entre a contabilidade e o cliente, já que o contador ganha tempo para atender às solicitações dos seus clientes.
E além disso, os documentos como recibos de folha, férias, vale transporte, ficam sempre disponíveis para todos fazerem download e consultas de acordo com as permissões.
Software contábil integrado entre contador e clientes
Alguns softwares contábeis oferecem a opção do cliente preencher suas informações financeiras na nuvem e o contador consegue importar as informações para o seu sistema sem a necessidade daquela papelada que a gente já conhece, verifique se o seu sistema tem essa opção.
Caso não tenha, é necessário que o contador disponibilize planilhas que facilitem sua integração com o software contábil.
O cliente preenche ou importa do seu sistema financeiro como xls e o contador converte o arquivo para o seu software. Temos que acelerar a performance do nosso escritório e quanto mais automatizado, teremos mais tempo para analisar as demonstrações contábeis do nosso cliente.
Além dos recursos já mencionados, podemos também automatizar protocolo digital, controle de certidões negativas, solicitações de serviços contábeis totalmente digitais e não podemos nos esquecer dos nossos velhos conhecidos como e-mail, telefone e WhatsApp.
Ao fazermos uso de recursos para otimizar nosso tempo como contadores, também oferecemos recursos de conveniência e praticidade para nossos parceiros.
Sendo assim, é importante usarmos ferramentas que possibilitem a gestão de tempo e agilizem o trabalho do nosso time.
Gostou das dicas? Nós do viver de contabilidade estamos sempre torcendo por você contador!
