Quanto custa um funcionário para a empresa?

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Quanto custa um funcionário para empresas que atuam no Brasil? Esta é uma dúvida comum para quem visa contratar pessoal e, principalmente, um dos maiores deveres do contador especialista em Departamento Pessoal. O que justifica tamanha relevância do tema para este profissional? Basicamente, cabe ao contador efetuar todos os cálculos relativos aos custos para se ter um empregado. Em outras palavras, a atribuição do contador é uma peça-chave do planejamento financeiro. Entretanto, o caminho para prestar serviços de excelência neste campo requer um sólido conhecimento do regime CLT, da reforma trabalhista de 2017 e seus impactos, dos diferentes tipos de regimes tributários existentes no país, entre outros fatores que não devem ser ignorados. Quer aprender a levantar os custos reais para contratar um empregado? Para ajudá-lo, explorei neste artigo uma série de questões (regimes, impostos etc.) que servirão de base para aprimorar o seu conhecimento. Acompanhe!

Fatores que envolvem a contratação de um funcionário

Evidentemente, é um equívoco determinar quanto custa um funcionário baseando-se apenas nos salários e alguns encargos. Devemos ter em mente que o salário nada mais é que a remuneração que o empregado recebe da empresa mensalmente. De acordo com pesquisa da Fundação Getúlio Vargas em parceria com a CNI (Confederação Nacional da Indústria), estima-se que o salário representa 32% do custo real. Ou seja, o pensamento macro (amplo) é imprescindível na hora de cogitar um funcionário. Ao ater-se ao salário bruto, a empresa pode arcar com despesas que extrapolam o orçamento, pois o colaborador que recebe o salário mensal de R$ 1500,00, por exemplo, na prática pode custar o dobro do valor. Quando se decide empregar pessoas no Brasil é crucial o provisionamento dos impostos imputados pela lei. Contudo, os encargos sociais e trabalhistas não são os mesmos para todos os tipos de empresa; detalhe que ocasiona a variação das taxas. Um exemplo que enfatiza o risco inerente à falta de planejamento foi protagonizado pelo próprio Governo. Saliento que o foco não está em questões políticas, mas a fatos.

O caso de inequação entre gastos com pessoal e despesas previdenciárias

Em 2013, o Governo Federal apresentou os dados relativos aos gastos com pessoal na esfera pública junto aos benefícios recebidos pelos servidores. O balanço daquele ano foi encerrado no total de R$251,5 bilhões, enquanto as contribuições alcançaram o valor de R$12,6 bilhões. Sabendo que os custos previdenciários ultrapassaram R$ 105 bilhões anuais, a manutenção dos 980 mil funcionários resultou no déficit aproximado de R$ 93 bilhões aos cofres públicos (Estadão). Independentemente da influência histórica que contribuiu para o prejuízo, o caso acima denota a importância da contabilidade no planejamento de contratações. Sem o devido cálculo em mãos, um negócio é conduzido à falência por não saber quanto custa um funcionário.

Pontos a serem considerados na contratação de funcionários

Até aqui foi possível constatar que a admissão de funcionários engloba custos diretos e indiretos. Certo? Portanto, entre os fatores que devemos levar em conta no planejamento, estão:

• salários;
• benefícios (vale-alimentação, vale-transporte etc.);
• custos adicionais e eventuais; e
• encargos sociais e trabalhistas.

Além disso, é fundamental que o contador entenda as diferenças entre os tipos de empresa, visto que a tributação muda conforme os critérios estabelecidos pela Lei. Parece complicado? Não se preocupe, pois abordarei a questão dos regimes tributários mais adiante. Por ora, exploraremos mais profundamente os custos mencionados e como eles são calculados pelo Departamento Pessoal.

Principais despesas inseridas no contrato de trabalho

Fazendo uma simples analogia, os custos para a contratação de um funcionário têm complexidade idêntica ao da aquisição de um produto qualquer (uma maçã, por exemplo). Para estipular o preço unitário da maçã, embute-se nele os custos de: cultivo, colheita, processos de higienização, transporte, impostos, eventuais prejuízos da safra e, evidentemente, os lucros do vendedor. Ao celebrar contrato com a empresa, o funcionário também traz a ela diversos custos e responsabilidades, como o fornecimento de condições de trabalho em detrimento de regulamentadoras e direitos do trabalhador. Em outras palavras, há um acúmulo de despesas que determinam o investimento final, as quais são classificadas como custos adicionais e encargos. Vejamos, abaixo, o que elas englobam.

Custos adicionais

São despesas que não constam na folha de pagamento, tampouco decorrentes de tributos ou impostos do Governo. Estes custos englobam várias coisas: ferramentas de trabalho; uniformes; equipamentos; energia elétrica; entre outros elementos fundamentais para o exercício da atividade.

Direitos e encargos

Evidentemente, são os custos imputados pela Lei (como a qual passou pela Reforma Trabalhista de 2017). Nisto, incluem-se:

• férias;
• décimo terceiro salário;
• aviso prévio;
• hora extra;
• adicional noturno;
• adicional de insalubridade;
• auxílio-maternidade;
• multa rescisória;
• FGTS;
• custos previdenciários;
• vale-refeição; e
• vale-transporte.

A empresa deve estar sempre atenta e atualizada acerca das leis que influenciam nos custos trabalhistas. Contudo, mesmo sendo responsabilidade da empresa, cabe ao contador alertar a diretoria quanto às obrigações. Falando em deveres da contabilidade, o regime tributário é um elemento de considerável relevância para determinar quanto custa um funcionário para a empresa. Que tal nos aprofundarmos no assunto?

A relação entre regime tributário e custos por funcionário

O valor arcado pela empresa para manter um funcionário varia conforme o regime tributário no qual ela está cadastrada. Por meio do regime tributário, a Receita Federal regulamenta a cobrança dos tributos adotando critérios específicos, o que resulta na adequação da cobrança ao potencial de lucro. Tal medida faz, por exemplo, que uma empresa de pequeno porte não tenha de pagar o equivalente ao que uma corporação multinacional paga. Quando ela se cadastra em um regime apropriado, as alíquotas são compatíveis com o dinheiro movimentado ao longo do ano. Interessante, não é mesmo? Mas você sabe quais são os regimes tributários existentes nas leis do Brasil? Até o momento (ano de 2018) são quatro regimes vigentes e uma modalidade:

• MEI (modalidade);
• Simples Nacional;
• Lucro Real;
• Lucro Presumido; e
• Lucro Arbitrado.

Vale frisar que a escolha do regime tem validade anual, ou seja, a empresa tem plena liberdade para migrar de um regime para outro — contanto que o processo seja realizado no início do ano em questão. Apresentadas as opções de regime à disposição do empreendedor no Brasil, vejamos, abaixo, como funciona a tributação para as principais delas.

Simples Nacional

O regime Simples Nacional é amplamente adotado no país, mais precisamente por micros e pequenas empresas cujo faturamento anual não ultrapassa R$ 4,8 milhões. Seu nome se dá pelo processo simplificado de recolhimento de impostos, o qual é feito a partir de um documento único chamado DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Sendo assim, basta efetuar um único pagamento para quitar uma gama de encargos devidos, entre eles: INSS (Imposto Nacional do Seguro Social), ISS (Imposto Sobre Serviço) e IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica).

Calculando os custos por funcionário

Baseando no salário-mínimo vigente (R$ 937,00), ela deve pagar:

• 8% de FGTS: R$ 74,96
• vale refeição: R$ 220,00 por mês;
• vale transporte: R$ 132,00 por mês;
• férias: R$ 937,00 *
• 1/3 sobre férias: R$ 312,33 *
• 13º salário: R$937,00 *
• 8% de FGTS do valor anual (calculado da soma dos custos anuais): R$ 174,91 *

Os itens acompanhados de asterisco (*) se referem a despesas anuais. Isso significa que, ao longo do ano, é possível guardar os valores proporcionalmente até chegar a data do pagamento. Essa prática é conhecida como “provisionamento mensal” (falarei sobre ela mais adiante). Na suposição colocada no tópico, o provisionamento é de R$ 196,77 por mês. Para se chegar a tal valor, usei a seguinte fórmula: PM = Férias + 13º salário + 1/3 sobre férias + FGTS anual / 12 Lembrando que há a dedução de encargos devidos pelo funcionário: 8% de INSS (R$ 74,96) e,  6% de vale transporte (R$ 56,22). Conclusão: no Simples Nacional, o funcionário que recebe o salário-mínimo custa para a empresa cerca de R$ 1504,51. Para se chegar a tal valor, usei a seguinte fórmula: Custo mensal = Salário + FGTS + PM + Vale refeição + Vale transporte – Desconto do vale transporte

Microempreendedor Individual

Diferentemente do Simples Nacional, o MEI (Microempreendedor Individual) é um modelo específico para empreendedores que trabalham por conta própria e precisam de formalizar suas atividades. Nesse caso, além de se enquadrar a alguma das 500 atividades regulamentadas (vendedor de roupas, editor de jornais, artesão, cabeleireiro etc.), é necessário que o empreendedor não tenha vínculo com outras empresas e nem participe de sociedades. Outro requisito para se enquadrar como MEI é o limite de faturamento anual, o qual não deve ultrapassar R$ 81 mil — caso isso aconteça, migra-se para outro regime tributário. Quanto aos custos trabalhistas do MEI, vale destacar que o regime permite a contratação de apenas um funcionário e, também, que o empregado do MEI conte com os mesmos direitos trabalhistas de qualquer outro empregado. Portanto, ao contratar, o MEI deve garantir ao funcionário:

• salário-mínimo (ou compatível com a categoria);
• depósito de FGTS (alíquota de 8% sobre o salário); e
• INSS (11% do salário, sendo o MEI responsável por 8% do valor).

Somando às despesas o encargo previdenciário de 3%, calcula-se que “o custo total da contratação de um empregado pelo MEI é de 11% sobre o valor total da folha de salários”, segundo o Portal do Empreendedor.

Lucro Presumido e Lucro Real

A opção pelo regime de Lucro Real pode ser feita por qualquer empresa. No entanto, se ela fatura mais de R$ 78 milhões anuais, a opção pelo regime é obrigatória. Portanto, o exemplo baseado no funcionário que recebe o salário-mínimo vigente, a empresa de Lucro Real deve pagar:

• 8% de FGTS: R$ 74,96
• vale-refeição: R$ 220,00 por mês;
• vale-transporte: R$ 132,00 por mês;
• Provisionamento mensal: R$ 196,77 (Férias + 1/3 + 13º + FGTS);
• 20% de INSS: R$ 187,40
• Alíquota RAT (Riscos Ambientais do Trabalho): 1% a 3% (dependendo do grau de risco); e
• 5,8% de INSS terceiros: R$ 54,35

Ou seja, o custo mínimo pelo funcionário seria de R$ 1755,63. Observação: os mesmos encargos do Lucro Real são válidos para o regime de Lucro Presumido.

4 boas práticas para administrar os custos com funcionários

As informações dispostas até aqui ressaltam a importância do planejamento estratégico para contratar novos funcionários. Perante isso, há um conjunto de boas práticas essencial para provisionar e gerir os custos atrelados à contratação. Vamos às dicas?

Conheça todas as obrigações da empresa

As leis brasileiras passam por recorrentes reformas e modificações ao longo dos anos. A tendência é que muitas dessas mudanças ocorram em 2019, sobretudo em relação ao regime Simples Nacional. Ficar a par de todas as obrigações (presentes e futuras) é primordial para manter as contas em dia e saber quanto custa um funcionário.

Guarde proporcionalmente os custos de longo prazo

Você se lembra do provisionamento mensal? Pois então, ele pode ser aplicado para todos os encargos cobrados anual ou eventualmente. Entre os anuais, temos as férias, o décimo terceiro salário, FGTS anual, entre outros. Quanto aos eventuais, consideramos despesas ligadas a rescisões contratuais (multa do FGTS, aviso prévio etc.), sobretudo para que o caixa fique preparado para possíveis demissões sem justa causa.

Adicione investimentos em capacitação à planilha de custos

É comum o investimento de empresas de médio e grande porte na carreira dos colaboradores. Se este for o caso da empresa que você representa, inclua na planilha todos os custos envolvidos em treinamentos, eventos e cursos de capacitação bancados pelo empregador.

Planeje minuciosamente a contratação de pessoal

Considerando todo o investimento feito em uma contratação, é importante que a empresa estude a real necessidade de fazê-la. Se constatada a demanda e as contas não fecharem, planeje medidas de redução de custos para viabilizar a contratação. No mais, estipular quanto custa um funcionário para a empresa requer aproximação da área da Contabilidade com o Departamento Pessoal, assegurando, assim, que a companhia não dê passos em falso na hora de ampliar o seu time de colaboradores. Entretanto, você sabe o que e como estudar para tornar-se um profissional qualificado ao exercício dessas atividades? Conheça o curso de Departamento Pessoal oferecido no Viver de Contabilidade e descubra o caminho para a sua capacitação!