Sabemos como os contadores e escritórios de contabilidade possuem grandes demandas e, por isso, organizar as rotinas contábeis pode ser um desafio, principalmente quando levamos em consideração os inúmeros processos que devem ser resolvidos diariamente.
Exatamente por isso, a organização das rotinas contábeis pode ser a grande palavra-chave para deixar todo o trabalho mais fácil, uma vez que os processos estarão bem definidos, assim como as prioridades.
A organização da rotina ainda é uma excelente maneira de aumentar a produtividade, ainda mais quando consideramos outras ferramentas que podem auxiliar neste trabalho. Quer saber mais sobre as principais rotinas contábeis e como organizá-las? Continue a leitura!
Quais são as principais rotinas contábeis?
As rotinas contábeis envolvem análises financeiras e patrimoniais de um negócio, independente de seu tamanho ou segmento. Mais do que isso, elas abrangem diferentes etapas destes processos, como a realização de balanços; demonstração de resultados; controle de caixa e análise de lucros e prejuízos.
Ou seja, envolve todas as questões que são de extrema importância quando falamos sobre o bom funcionamento de uma empresa, estando também relacionado à tomada de decisões por parte da gestão.
Agora, vamos entender quais são os principais processos das rotinas contábeis aos quais você deve se atentar.
- Escrita fiscal: no departamento de escrita fiscal encontra-se toda a responsabilidade sobre o registro das notas fiscais, seja de entrada ou de saída. Além disso, esta área também é encarregada pela preparação dos livros fiscais, elaboração de impostos, declarações acessórias e toda a parte de tributação;
- Legalização: onde todos os documentos que são da responsabilidade do escritório devem ser organizados e identificados. A agilidade da separação destes documentos depende muito da organização. Na legalização também ocorrem as distribuições internas de documentos como protocolos, contratos sociais, certidões em âmbitos municipais, federais e estaduais;
- Departamento contábil: neste departamento ocorre a consolidação das informações relacionadas à contabilidade, mesmo as provenientes de outros departamentos. Além disso, por levantar balanço patrimonial, demonstração de resultado, ativos imobilizados e outras declarações, o profissional também é responsável por inserir novas informações nos relatórios contábeis;
- Departamento pessoal: esta área é responsável pelo registro dos funcionários, assim como pelas possíveis rescisões contratuais. Além do controle admissional e demissional, também é função do departamento pessoal cuidar da folha de pagamento, contracheque e dos impostos que incidem sobre eles.
Como organizar a rotina e eleger prioridades?
Eleger as prioridades normalmente não é uma tarefa tão fácil. Quando falamos sobre as rotinas contábeis isso continua sendo verdadeiro. Entretanto, apenas dessa maneira é possível organizar a rotina e melhorar a produtividade.
Então, antes de organizar as rotinas contábeis da empresa, vamos analisar como você deveria separar os processos de acordo com as prioridades. Separe as atividades que devem ser feitas em:
- Urgentes
- Importantes
- Não urgentes
- Não importantes.
Em alguns casos, você verá que algumas atividades podem ser encaradas como importantes, mas que não são urgentes. Ao desburocratizar os processos, é possível ter o foco voltado para a atividade do momento e, então, ao finalizá-la e seguir para as próximas.
Agora é o momento de organizar a rotina. Para isso, você deve especificar as tarefas e responsabilidades de cada colaborador, estipular um cronograma de entregas para cada uma das atividades exercidas, pensando também em possíveis atrasos e empecilhos.
Além disso, para agilizar os processos e tornar tudo mais eficiente, é importante você criar um fluxo de trabalho eficiente, principalmente quando as atividades que serão concluídas por uma única pessoa estão incluídas.
Ferramentas para aumentar a produtividade
Contar com uma boa tecnologia nas rotinas contábeis pode fazer toda a diferença. Isso porque a automatização de trabalhos repetitivos é uma das maneiras mais eficientes de fazer com que os seus colaboradores foquem nas tarefas que realmente vão trazer resultados para um negócio.
As principais ferramentas que podem auxiliar no aumento da produtividade são:
- Armazenamento na nuvem;
- Sistema de gestão de documentos;
- Software de escrituração contábil;
- Gestão de fluxo e tempo de trabalho;
- Solução de pagamentos e cobranças.
A organização das rotinas contábeis e definição de prioridades é o primeiro passo quando pensamos em todas as obrigações que devem ser cumpridas dentro dos prazos, para que não haja prejuízos no seu trabalho.
É essencial, entretanto, incentivar cada funcionário a manter a própria organização, uma vez que cada um trabalha de um jeito diferente, mas em prol do propósito da mesma empresa.
E então, pronto para colocar em prática essas dicas sobre como estabelecer processos mais eficientes em suas rotinas contábeis? Mãos à obra!
