Você tem o costume de trabalhar com anotações? Se a resposta é “não”, saiba que há bons motivos para começar a anotar suas tarefas. Por outro lado, se a prática já faz parte do dia a dia, asseguramos: o presente artigo o ajudará a torná-la ainda mais eficiente!
Dando continuidade à série Contabilidade Produtiva, falaremos sobre ótimos recursos tecnológicos voltados a anotações. Há ferramentas incríveis que podemos utilizar no ambiente de trabalho, tais como:
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Evernote;
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Laverna;
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Microsoft Overnote;
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Any.do; e
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Simplenote.
No caso dos escritórios contábeis, em especial, as anotações são fundamentais na rotina do profissional. Afinal, ser contador implica realizar diversas atividades e procedimentos que não devem ser esquecidos ou concluídos com atraso, detalhe que faz dos lembretes algo conveniente.
Todavia, quais são as funcionalidades presentes nesses programas que os diferenciam dos métodos tradicionais de anotações? Abaixo, elencamos cinco dentre as principais delas. Acompanhe!
Anotações e registros em múltiplos formatos
Uma anotação não precisa ser registrada de maneira escrita, certo? Algumas ferramentas disponibilizam recursos de gravação em outros formatos, como áudio, gravação de voz, vídeos, fotos, mapas, entre outros. Isso torna o processo muito mais rápido e flexível, pois digitar lembretes nem sempre é a melhor solução.
Funcionamento offline
Conectado à Internet ou não, os programas de anotações emitem notificações por meio do dispositivo, garantindo que nada fique perdido. Sem dúvidas, estamos falando de um recurso bastante útil, visto que a conexão está sujeita a falhas e indisponibilidade.
Criptografia de notas
Segurança e privacidade são aspectos importantes para o contador. Os procedimentos contábeis requerem absoluto sigilo, pois as informações do cliente (ou da empresa, se for o caso) precisam ficar protegidas, e qualquer vazamento pode resultar prejuízos à imagem no mercado.
Nesse sentido, o Laverna, software livre e gratuito, dispõe de um mecanismo de criptografia. O que isso faz? Basicamente, torna o arquivo legível apenas a quem estiver autorizado a abri-lo — é preciso digitar uma senha. No caso das anotações, somente você saberá o conteúdo delas.
Reconhecimento de manuscritos
Você sabia que um software é capaz de compreender um recado escrito à mão? O Evernote, por exemplo, não só consegue converter o manuscrito em recado: ele faz isso em 11 idiomas diferentes — inclusive o português.
Esse recurso é extremamente útil quando fazemos anotações durante um telefonema ou qualquer situação que impossibilite o uso de smartphone / computador. Isto é, você anota e, depois, digitaliza no Evernote (basta tirar uma foto do papel).
Sincronização com a nuvem
Boa parte dos programas de anotações dispõe de serviços de armazenamento em nuvem, ou de integração a um serviço do tipo, como Google Drive e Dropbox. Por que precisamos disso para guardar anotações?
Primeiramente, se as notas estão na nuvem, elas podem ser acessadas de qualquer dispositivo conectado a sua conta. Em segundo lugar, caso o seu aparelho seja danificado ou perdido, você não perde as informações. Por fim, elas ficam armazenadas em um local seguro.
Convencido a começar a utilizar anotações durante o dia a dia? A variedade de recursos presente nos principais programas e apps de anotações, sem dúvida alguma, o ajudarão a ser um profissional mais produtivo. Aliás, você já sabe qual solução utilizar?
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